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Asuntos Legales

A continuación encontrarás los documentos del contrato y sus anexos, que rigen nuestra relación comercial. Este contrato detalla cómo cooperamos juntos y otros aspectos importantes. 

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Términos del servicio para clientes de Softseguros

Entre los suscritos, de una parte MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, sociedad colombiana domiciliada en Pereira, identificada con Nit 900.808.574-1, conforme a certificado de Cámara de Comercio de la ciudad de Pereira / Colombia, quién en adelante y para todos los efectos del presente contrato se denominará MIKOMOVIL S.A.S., y de la otra, EL CONTRATANTE persona natural o jurídica debidamente certificada por la entidad competente, con número de identificación o existencia según la regulación normativa de cada país, distrito, capital, ciudad o municipio, acordamos celebrar el presente contrato de licencia de uso de software, regido por las siguientes cláusulas:

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PRIMERA. OBJETO: Mediante el presente contrato MIKOMOVIL S.A.S., otorga una LICENCIA DE USO del SOFTWARE, aceptando los siguientes literales: i) de acuerdo a la MODALIDAD DE LICENCIA adquirida y el USO PLANEADO, ii) durante el período de vigencia de la licencia, iii) en la forma prevista en este contrato, iv) en la UBICACIÓN AUTORIZADA, v) con el CONTACTO AUTORIZADO especificado y vi) con la cantidad autorizada de BASES DE DATOS y USUARIOS, según se establecen en el presente Contrato.  

SEGUNDA. MODALIDAD DE LA LICENCIA: Mediante el presente acuerdo las partes, aceptan que la modalidad de licencia contratada, se encuentra descrita según los términos y condiciones aceptados, en el documento de pedido que es debidamente diligenciado por EL CONTRATANTE y enviado a MIKOMOVIL S.A.S., mediante correo electrónico plasmado en este contrato, debidamente MIKOMOVIL S.A.S., envía como respuesta a este documento todos los detalles de la compra, incluido el plazo de suscripción, los productos y servicios adquiridos, y los costos totales asociados.

TERCERA. DERECHOS SOBRE EL SOFTWARE: Los derechos de propiedad intelectual o industrial, derechos de autor y demás derechos de propiedad, sobre EL SOFTWARE y sobre toda copia que EL CONTRATANTE realice son propiedad MIKOMOVIL S.A.S.,. MIKOMOVIL S.A.S., permite el uso del SOFTWARE únicamente de acuerdo con las condiciones del presente contrato. MIKOMOVIL S.A.S., se reserva todos los derechos no otorgados específicamente en virtud de la LICENCIA DE USO. MIKOMOVIL S.A.S., autoriza a: i) hacer una copia del SOFTWARE únicamente a efectos de copia de seguridad o archivo, o ii) transferir el uso  del SOFTWARE a varios usuarios según las licencias contratadas, siempre que conserve el mismo manejo ya capacitado. EL CONTRATANTE no está autorizado a realizar copias de los PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR ni de los demás materiales impresos que acompañan EL SOFTWARE. EL CONTRATANTE se convierte en propietario únicamente del soporte material de datos y no adquiere la propiedad del SOFTWARE.  La estructura, organización y código fuente del SOFTWARE son secretos comerciales e información confidencial valiosa de MIKOMOVIL S.A.S.,. EL SOFTWARE está protegido por la ley, incluyendo entre otras, las leyes de derechos de autor de la República de Colombia y de otros países y por las normas previstas en los tratados internacionales de propiedad intelectual. Este contrato no concede al CONTRATANTE ningún derecho sobre la propiedad intelectual del SOFTWARE, y todos los derechos que no sean otorgados expresamente en este documento se los reserva MIKOMOVIL S.A.S.,.  

CUARTA. LICENCIA: Cuando EL CONTRATANTE haya adquirido una LICENCIA adquiere el derecho de uso del SOFTWARE por el tiempo que se indica en según los términos y condiciones aceptados, en el documento de pedido durante un tiempo indefinido conforme a los instalamentos que vaya pagando, sin que ello implique el derecho a usar actualizaciones o nuevas versiones del SOFTWARE salvo las previstas en este contrato. Con todo, el derecho de uso queda condicionado al pago de las funciones pactadas. Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el presente contrato dando un preaviso de treinta (30) días calendario de anticipación a la otra parte, estando obligado EL CONTRATANTE a pagar el precio de la LICENCIA hasta la fecha de la efectiva terminación del contrato, en caso que haya cancelado por adelantado este valor no será reintegrado. MIKOMOVIL S.A.S., prestará al CONTRATANTE el servicio de soporte en los términos establecidos en este contrato, mientras se encuentre vigente la LICENCIA y EL CONTRATANTE se encuentre al día en el pago de los instalamentos pactados. 

PARÁGRAFO ÚNICO: En los términos de éste contrato EL CONTRATANTE podrá acceder al uso de actualizaciones y/o nuevas versiones pagando el valor de las funcionalidades o módulos incluidos desde la versión para la cual se adquirió la licencia. 

QUINTA. PRECIO DE LA LICENCIA: El precio de adquisición de la LICENCIA, se encuentra establecido, en los términos y condiciones aceptados, del documento de pedido que es debidamente diligenciado por EL CONTRATANTE y enviado a MIKOMOVIL S.A.S., mediante correo electrónico plasmado en este contrato, debidamente MIKOMOVIL S.A.S., envía como respuesta a este documento todos los detalles de la compra, incluido el plazo de suscripción, los productos y servicios adquiridos, y los costos totales asociados.

PARÁGRAFO 1: En el evento de incumplimiento de cualquiera de los pagos, la LICENCIA se suspenderá inmediatamente hasta tanto se verifique el pago. Pasados tres (3) meses sin verificarse el pago, la LICENCIA se terminará y EL CONTRATANTE perderá inmediatamente el derecho de uso del SOFTWARE.   

PARÁGRAFO 2: MIKOMOVIL S.A.S., podrá modificar libremente el precio de la LICENCIA dando aviso por escrito al CONTRATANTE con un (1) mes de anterioridad a la entrada en vigencia del nuevo precio, tiempo en el cual EL CONTRATANTE podrá decidir libremente si desea continuar la relación contractual en los nuevos términos. De lo contrario se entenderá terminado el contrato al finalizar el mes de preaviso sin penalidad alguna para el CONTRATANTE.  

PARÁGRAFO 3: El precio anual se aumentará el primer día del mes de vencimiento de la licencia contratada, de cada año y de manera automática de acuerdo al índice de precios del consumidor, valor que se obliga a pagar EL CONTRATANTE. 

SÉPTIMA. OPCIÓN DE CAMBIO DE MODALIDAD: En el evento en que EL CONTRATANTE titular de una LICENCIA por pago prorrateo, decida adquirir una LICENCIA anual podrá hacerlo, pagando el precio de la LICENCIA anual que queda restando sin incluir ningún tipo de descuento adicional, la posibilidad del descuento solo será aplicable cuando se realice conforme a acuerdo entre las partes en caso que aplique. 

OCTAVA. ARCHIVOS DE INFORMACIÓN ALMACENADA: La licencia adquirida permite al CONTRATANTE el uso del número de ARCHIVOS DE INFORMACIÓN ALMACENADA, que ingrese en el software según lo estipulado en el Contrato. La cantidad máxima de registros sumados entre todos los ARCHIVOS DE INFORMACIÓN ALMACENADA, es a la cual tiene derecho a usar EL CONTRATANTE, es aquel que se encuentra establecido en el documento de pedido, para cada uno de los tipos de registros autorizados en la licencia de acuerdo al USO PLANEADO. 

NOVENA. LÍMITE DE USUARIOS: La licencia otorga al CONTRATANTE el derecho a crear y usar entre todas las bases la cantidad máxima de usuarios según lo establecido en el documento de pedido. El USUARIO ADMINISTRADOR creado para cada BASE DE DATOS se tendrá en cuenta para agotar la cantidad máxima de usuarios permitidos. 

DÉCIMA. ACTIVACIÓN PERMITIDA: La licencia autoriza al CONTRATANTE a usar EL SOFTWARE en los términos de este contrato exclusivamente para su uso en la UBICACIÓN AUTORIZADA que se ha indicado en el presente contrato. En el evento en que EL CONTRATANTE requiera cambiar la UBICACIÓN AUTORIZADA deberá dar aviso por escrito al MIKOMOVIL con al menos un (1) mes de antelación al pretendido cambio y éste sólo podrá entenderse autorizado mediante comunicación escrita a MIKOMOVIL S.A.S., en este sentido. Cualquier uso del SOFTWARE por fuera de la UBICACIÓN AUTORIZADA constituye un uso no autorizado del SOFTWARE y es causal de terminación y pérdida de la licencia. Así mismo el CONTRATANTE se obliga a mantener durante la vigencia de la   licencia un CONTACTO AUTORIZADO so pena de incumplimiento del presente contrato. 

PARÁGRAFO ÚNICO: Esta limitante aplica para efectos de traslado del CONTRATANTE, de su actividad económica y que el país de traslado no permita la funcionalidad completa del SOFTWARE. 

DÉCIMA PRIMERA. NUEVOS DESARROLLOS: MIKOMOVIL S.A.S., no se obliga a desarrollar nuevas funcionalidades, módulos del programa o características, y en caso de desarrollarlas no se encuentra obligado a suministrarlas ni a permitir su uso al CONTRATANTE aún mediante la adquisición de una nueva licencia, sólo aplica en el caso que se cancele el valor adicional por el nuevo desarrollo, o por convenio entre las partes para el desarrollo de las funcionalidades. 

DÉCIMA SEGUNDA. ACTUALIZACIONES: MIKOMOVIL S.A.S., podrá libremente permitir el uso al CONTRATANTE de actualizaciones o versiones más recientes, distintas a la versión cuya licencia ha sido adquirida por el CONTRATANTE, siempre que dicha actualización no sea necesaria para el funcionamiento efectivo del SOFTWARE. No obstante, las partes expresamente acuerdan que dicho permiso será temporal o permanente según sea le caso y podrá revocarse en cualquier momento por MIKOMOVIL S.A.S., sin que el uso permitido temporalmente en estos términos comporte el nacimiento de derecho alguno para EL CONTRATANTE respecto de la versión del software, ni implica en forma alguna que MIKOMOVIL S.A.S., haya otorgado una licencia de cualquier tipo al CONTRATANTE para tal versión. 

PARÁGRAFO ÚNICO: A efectos de llevar a cabo la activación de actualizaciones o versiones más recientes del Software, bien sea que se trate de una actualización a la que tenga contractualmente derecho EL CONTRATANTE, una actualización o versión más reciente para la cual haya adquirido una licencia EL CONTRATANTE, o la activación de una actualización o versión más reciente distinta a la versión cuya licencia ha sido adquirida por EL CONTRATANTE pero que MIKOMOVIL S.A.S., libremente permita su uso al CONTRATANTE conforme lo previsto en la cláusula anterior, se seguirán las siguientes reglas: 

  • MIKOMOVIL S.A.S., informará al CONTRATANTE mediante correo electrónico remitido al CONTACTO AUTORIZADO enviado con un (1) día calendario de antelación la fecha en que se llevará a cabo la actualización del SOFTWARE. – EL CONTRATANTE estará obligado con MIKOMOVIL S.A.S., a asignar soporte para atender las solicitudes y requerimientos a MIKOMOVIL S.A.S., durante el proceso de actualización, en caso que sea necesario. En consecuencia el CONTRATANTE se obliga a comunicar por escrito enviado por correo electrónico al MIKOMOVIL la información de contacto para el proceso de actualización. 
  • Durante el proceso de actualización del SOFTWARE éste no estará disponible para su uso por EL CONTRATANTE, lo cual es conocido y aceptado expresamente por éste último.   

DÉCIMA TERCERA. GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO: MIKOMOVIL S.A.S., garantiza que EL SOFTWARE funcionará correctamente de acuerdo a los PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR durante el periodo contratado contado a partir de la fecha en que se de ingreso a el SOFTWARE para la LICENCIA. La responsabilidad de MIKOMOVIL S.A.S., en relación con dicha reclamación de garantía se limitará, a discreción de MIKOMOVIL S.A.S., a brindar soporte técnico del SOFTWARE basado en reclamación de garantía, o a desarrollar y liberar nuevas versiones para la corrección de errores que impidan el correcto funcionamiento del SOFTWARE de acuerdo al USO PLANEADO según consta en el presente Contrato sus anexos y los PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR.  

PARÁGRAFO 1: El uso del SOFTWARE no garantiza la obtención de beneficios económicos para EL CONTRATANTE ni el aumento del rendimiento y/o la optimización de procesos de la actividad económica o empresarial que desarrolle EL CONTRATANTE. De acuerdo a lo anterior, MIKOMOVIL S.A.S., no promete al CONTRATANTE la obtención de alguno de éstos y no será responsable frente a éste último por el resultado del uso del SOFTWARE. 

PARÁGRAFO 2: La garantía de funcionamiento otorgada al CONTRATANTE y la ejecución de las obligaciones que de ésta se derivan, están condicionadas al cumplimiento de los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS indicados en el presente Contrato y sus anexos. 

DÉCIMA CUARTA. SERVICIO DE SOPORTE: MIKOMOVIL S.A.S., brindará servicio de soporte técnico al CONTRATANTE durante el periodo de contrato de la licencia contado a partir de la fecha de adquisición. Con ocasión de la prestación del servicio de soporte MIKOMOVIL S.A.S., se obliga a: 

  • Corregir problemas del SOFTWARE que impidan su funcionamiento de acuerdo al USO PLANEADO según consta en el presente Contrato sus anexos y los PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR. 
  • Responder a las preguntas del CONTRATANTE en cuanto al uso del SOFTWARE.  
  • Llevar a cabo las actividades de administración del SOFTWARE una vez implementado, siempre y cuando EL CONTRATANTE se encuentre en cumplimiento con los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS señalados en el presente Contrato y sus anexos.  

PARÁGRAFO 1: Vencido el término del servicio de soporte incluido con la LICENCIA, éste podrá contratarse por acuerdo entre las partes, mediante la suscripción de un nuevo contrato y las actualizaciones identificadas con la variación del primer y/o segundo dígito del número de versión, incrementado en máximo el IPC.

PARÁGRAFO 2: MIKOMOVIL S.A.S., llevará a cabo las capacitaciones previstas en este contrato mediante videoconferencias u otras soluciones audiovisuales. 

DÉCIMA QUINTA. OTRAS OBLIGACIONES DE MIKOMOVIL S.A.S.: De manera adicional a las obligaciones previstas en las demás cláusulas de este contrato, MIKOMOVIL S.A.S., se obliga con el CONTRATANTE a: 

  • Prestar capacitaciones virtuales a las personas que EL CONTRATANTE designe, en cuanto al uso del SOFTWARE, de acuerdo al USO PLANEADO, conforme al presente Contrato y sus anexos.    
  • Entregar las claves de acceso y poner en funcionamiento EL SOFTWARE en el designado por EL CONTRATANTE, siempre y cuando éste sea acorde a los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS señalados en el presente Contrato y sus anexos.  

PARÁGRAFO ÚNICO: En ningún caso MIKOMOVIL S.A.S., estará obligado a capacitar el personal del CONTRATANTE en cuanto a la activación, mantenimiento, actualización, aplicación de correcciones, y en general cualquier actividad de ejecución interna del SOFTWARE. 

DÉCIMA SEXTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Sin perjuicio de las demás obligaciones previstas en este contrato, EL CONTRATANTE se obliga a: 

  • Disponer en todo momento de los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS la ejecución del SOFTWARE.  
  • Implementar prácticas de buen manejo de contraseñas para las cuentas de USUARIO del SOFTWARE.  

PARÁGRAFO 1: El incumplimiento en cuanto a los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS puede acarrear problemas de funcionamiento del SOFTWARE que no se encuentran cubiertos dentro de la garantía y soporte técnico previstos en este contrato. 

PARÁGRAFO 2: El incumplimiento de las obligaciones previstas en el literal A. de esta cláusula causará retrasos en el servicio de soporte técnico y/o su suspensión hasta tanto se cumpla con tales obligaciones. 

PARÁGRAFO 3: La confidencialidad, fiabilidad e integridad de la información almacenada por EL SOFTWARE es de exclusiva responsabilidad del CONTRATANTE. 

DÉCIMA SÉPTIMA. POLÍTICA DE USO ACEPTABLE: MIKOMOVIL S.A.S., prohíbe el uso de la LICENCIA, con contenido o de una manera que promueva, fomente o facilite: actividades ilegales, discursos de odio, violencia o discriminación por motivos de raza, color, religión o credo, origen nacional o ascendencia, sexo, edad, discapacidad física o mental, condición de veterano, información genética, ciudadanía, orientación sexual, estado civil, expresión de género o identidad y estado parental y cualquier otra característica protegida por la ley; en caso que la LICENCIA sea utilizada para promover, alentar o facilitar, el discurso de odio, la violencia o la discriminación, ya sea a través de su propio contenido o mediante la distribución de contenido generado por el usuario, tienen prohibido utilizar la LICENCIA, independientemente de si la LICENCIAA se utiliza específicamente para las actividades prohibidas. 

DÉCIMA OCTAVA. TERMINACIÓN ANTICIPADA: A efectos de proteger el SOFTWARE, y los derechos patrimoniales, derechos morales, de propiedad industrial, derechos de autor, etc., de que es titular MIKOMOVIL S.A.S., sobre El SOFTWARE, el incumplimiento por parte del CONTRATANTE de cualquiera de las obligaciones previstas en este contrato dará lugar a la terminación de la licencia y a la aplicación de lo  dispuesto en el presente contrato, sin que haya lugar a la devolución de suma alguna de dinero al CONTRATANTE. 

DÉCIMA NOVENA. CONEXIÓN A INTERNET: EL SOFTWARE solo funciona si tiene acceso a una red de Internet y se comunique con un sitio web, dominio y/o servidor de MIKOMOVIL S.A.S., con fines de validación de licencias.

VIGÉSIMA. USO DE MECANISMOS DE SEGURIDAD: Cuando MIKOMOVIL S.A.S., detecte el uso no autorizado del SOFTWARE podrá usar sistemas, códigos o mecanismos de bloqueo del SOFTWARE que impidan su uso posterior. 

VIGÉSIMA PRIMERA. CONFIDENCIALIDAD: La estructura, organización y código fuente del SOFTWARE son secretos comerciales e información confidencial valiosa de MIKOMOVIL S.A.S., por tanto le está prohibido expresamente al CONTRATANTE y éste se obliga a favor de MIKOMOVIL S.A.S., a no desarrollar durante los tres (3) años siguientes a la fecha de terminación de la LICENCIA o del servicio de soporte técnico, programas de computador similares al SOFTWARE, ni colaborar con terceros revelando secretos comerciales e información confidencial de MIKOMOVIL S.A.S. y de hacerlo se entenderá incumplido este contrato dando lugar a la terminación inmediata del mismo y a las indemnizaciones a que haya lugar según este contrato y la ley.  

VIGÉSIMA SEGUNDA. PROHIBICIONES: Se prohíbe al CONTRATANTE el arrendamiento, el préstamo, la presentación, ejecución o retransmisión pública o cualquier otro tipo de distribución del SOFTWARE. Así mismo le está prohibido al CONTRATANTE revender o transferir EL SOFTWARE, modificar o permitir que terceros modifiquen EL SOFTWARE o alguna parte del mismo, analizarlo mediante técnicas de ingeniería inversa, traducir, descompilar o desensamblar EL SOFTWARE, ni fabricar productos derivados del mismo. El SOFTWARE puede incluir diversas aplicaciones, componentes y módulos, sin embargo, EL SOFTWARE se ha diseñado como un producto único para ser utilizado como una unidad y solo de esta forma le está autorizado su uso al CONTRATANTE. 

VIGÉSIMA TERCERA. EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD: EL CONTRATANTE usa EL SOFTWARE bajo su exclusiva responsabilidad y MIKOMOVIL S.A.S., no tiene ninguna injerencia en la forma de uso del SOFTWARE por EL CONTRATANTE. De acuerdo a lo anterior, MIKOMOVIL S.A.S., no se obliga con el CONTRATANTE a evitar ni a responder por las pérdidas, daños, reclamaciones o costos de cualquier naturaleza, ni de cualquier pérdida de beneficios o ganancias, que resulten del uso del SOFTWARE. Así mismo MIKOMOVIL S.A.S., no se obliga a responder por estos ni a evitar daños que resulten de la interrupción de la actividad empresarial del CONTRATANTE derivadas del uso del SOFTWARE.  

PARÁGRAFO ÚNICO: En el evento en que por problemas de funcionamiento del Software o por incumplimiento de obligaciones a cargo de MIKOMOVIL S.A.S.,, imputables a la culpa leve o levísima de éste, se generen perjuicios de cualquier tipo al CONTRATANTE, la responsabilidad de MIKOMOVIL S.A.S., estará limitada al monto de lo pagado por el CONTRATANTE según el tipo de licencia adquirida por el CONTRATANTE.   

VIGÉSIMA CUARTA. LEGISLACIÓN APLICABLE: El presente contrato se regirá, se interpretará, y toda controversia que derive o guarde relación con él habrá de ser resuelta conforme al derecho y normas Colombianas. 

VIGÉSIMA QUINTA. PROCEDIMIENTO PARA CAMBIO DE LAS CONDICIONES DE LA LICENCIA: En el evento en que las partes de común acuerdo decidan modificar las condiciones particulares en las que se concede esta licencia, incluído un cambio en la versión, el uso planeado, el tipo de licencia, el precio de la licencia, o cualquiera otra de las condiciones particulares establecidas en el contrato, se procederá así: 1. El CONTRATANTE mediante comunicación remitida por correo electrónico al MIKOMOVIL dirigida a la dirección electrónica autorizada para envío de notificaciones en el presente contrato solicitará la expedición de un nuevo documento de pedido, especificando las condiciones a modificar. 2. EL CONTRATANTE enviará el correo electrónico de que trata el numeral anterior desde la dirección de correo electrónico del CONTACTO AUTORIZADO según conste en el contrato. 3. MIKOMOVIL S.A.S., procederá a expedir un nuevo documento de pedido en el que constarán las condiciones particulares de esta licencia y la remitirá por correo electrónico al CONTRATANTE a la dirección de correo del CONTACTO AUTORIZADO. 4. Si dentro de los 5 días hábiles siguientes al envío del contrato por correo electrónico, EL CONTRATANTE no solicita modificaciones al documento de pedido recibido o no la rechaza u objeta expresamente y por escrito mediante correo electrónico remitido al MIKOMOVIL a la dirección establecida, las partes acuerdan desde ya que reconocerán dicho silencio como aceptación de la modificación a los términos del contrato, sin que sea necesaria la suscripción del otrosí o documento adicional alguno, y siempre que esté conforme a lo solicitado por el CONTRATANTE en el correo de que trata el numeral 1. 5. En el evento en que EL CONTRATANTE solicite modificaciones o rechace u objete el documento de pedido recibido dentro del término estipulado, deberá iniciarse nuevamente el procedimiento previsto en esta cláusula para llevar a cabo cualquier modificación a las condiciones particulares que constan en el contrato.  6. El dar inicio a este procedimiento no suspenderá la vigencia ni modificará las condiciones ni la ejecución del contrato celebrado entre las partes.    

VIGÉSIMA SEXTA. CLÁUSULA COMPROMISORIA: Las controversias surgidas entre las partes por razón de la existencia, interpretación, desarrollo o terminación de este contrato, que no pudiera dirimir directamente entre ellas, se someterán a la decisión de un Tribunal de Arbitramento conformado por tres (3) árbitros, nombrados de común acuerdo por las partes, escogidos de las listas del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de  Pereira.  En caso de  no ser posible tal acuerdo entre las partes, el árbitro será designado por el mencionado Centro, por el sistema de sorteo de entre sus listas. Así mismo, el hecho que alguna de las partes no asista a la reunión para el nombramiento de árbitros, se entenderá como una negativa de ésta para lograr un acuerdo en el nombramiento y será el Centro quien realice dicho nombramiento a través de sorteo entre sus listas. El procedimiento será el indicado por la normatividad vigente sobre la materia, además, el fallo será en derecho, aplicando la legislación Colombiana, según lo dispuesto en este contrato. El lugar de funcionamiento del Tribunal será las instalaciones del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Pereira.  

VIGÉSIMA SÉPTIMA. CESIÓN: Teniendo en cuenta que el presente Acuerdo se celebra en consideración especial de LAS PARTES, el mismo no podrá ser cedido en todo o en parte por ninguna de ellas, salvo que medie autorización previa y por escrito de la otra parte. 

VIGÉSIMA OCTAVA. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA EXCLUSIÓN RELACIÓN LABORAL: LAS PARTES actuará por su propia cuenta, con sus propios medios, con absoluta autonomía técnica, administrativa, económica, financiera y directiva y no estará sometido a subordinación laboral ni al cumplimiento de horarios de la otra parte. LAS PARTES declaran, que este Contrato no constituye contrato de trabajo entre LAS PARTES, ni de esta frente a los trabajadores que emplee aquélla en ejecución de los servicios contratados. Cada PARTE se hará responsable de los costos y riesgos que por la contratación laboral y ejecución de los trabajos que se originen, en ese sentido, afiliará a todo su personal al sistema de seguridad social integral y pagará oportunamente todos los salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones laborales que se desprendan de su relación contractual.

PARÁGRAFO 1: Para el cumplimiento del presente Contrato, LAS PARTES utilizarán personas idóneas y capacitadas para desarrollar las obligaciones que hacen parte de las prestaciones o los servicios que presta. 

PARÁGRAFO 2: Las relaciones que el presente Contrato genera entre Las Partes, deben entenderse e interpretarse dentro del siguiente marco de referencia: El presente Contrato no crea relación alguna de asociación, asociación de riesgo compartido (joint venture), sociedad o agencia o mandato de cualquier tipo entre LAS PARTES, ni impone obligación o responsabilidad de índole societario a ninguna de Las Partes respecto de la otra o de terceros. Ninguna de LAS PARTES tendrá derecho, facultad o compromiso alguno, ni para actuar en nombre de la otra PARTE, ni para actuar como su agente o representante, ni para comprometerla en forma alguna. Ninguno de los artículos y cláusulas de este Contrato podrá interpretarse en el sentido de crear una relación distinta a la establecida en el objeto del presente contrato. LAS PARTES, reconocen que los servicios de qué trata este contrato no configura solidaridad laboral.

VIGÉSIMA NOVENA. FIRMA DIGITAL: Las partes aceptan de común acuerdo que la firma digital en el mismo será totalmente válida, según lo determinado en los anexos del presente contrato.

TRIGÉSIMA. NOTIFICACIONES: TRIGÉSIMA. NOTIFICACIONES: Las partes aceptan y determinan que las notificaciones legales y comerciales se realizarán a las direcciones de correo electrónicas determinadas y aceptadas al momento de completar el documento de pedido, a la dirección de correo electrónica tupedido@softseguros.com

TRIGÉSIMA PRIMERA. ANEXOS: Hacen parte integral del presente contrato los siguientes anexos y por lo tanto los términos y condiciones plasmados en los anexos son aceptados por las partes.

  • ANEXO No. 1 DEFINICIONES.
  • ANEXO No. 2 CONDICIONES PARA EL FUNCIONAMIENTO E IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE.
  • ANEXO No. 3 POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN, BASES DE DATOS, CIBERSEGURIDAD PLAN DE CONTINGENCIA Y BACKUPS.
  • ANEXO No. 4 INFRAESTRUCTURA. Este anexo estará a disponibilidad exclusiva para clientes activos de MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, y podrá ser solicitado mediante nuestro canales de atención a clientes. 
  • ANEXO No. 5 AUTORIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DIGITAL 
  • ANEXO No. 6 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD 
  • ANEXO No. 7 ACUERDO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SARLAFT
  • ANEXO 8. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para constancia las Partes suscriben el presente contrato con el envío y aceptación de los términos y condiciones en el documento de pedido y los anexos aquí descritos y de acceso al CONTRATANTE.

1. Anexo - Definiciones

ANEXO No. 1

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DEFINICIONES

A. SOFTWARE: Es la plataforma denominada SOFTSEGUROS que contiene la información cuyo uso para fines exclusivamente lícitos, manejo de información personal y con confidencialidad entre las dos partes, manejo de marketing empresarial información con confidencialidad entre las dos partes, se concede en virtud del presente contrato e incluye entre otros: i) los archivos de software y otra información computacional, ii) todos los algoritmos y funciones de propiedad del LICENCIATARIO utilizados en los archivos de software, iii) las imágenes, sonidos, clips y todos los elementos de diseño integrados en el software y iv) la documentación del usuario y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR.   

B. LICENCIANTE: Es MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” como propietario de los derechos patrimoniales del SOFTWARE. 

C. LICENCIATARIO: Es la persona indicada como tal en el párrafo inicial del Contrato.

D. USUARIOS: Se refiere a la combinación de nombre de usuario y contraseña utilizada para acceder al SOFTWARE. La cantidad máxima de usuarios creados y que pueden utilizarse simultáneamente es la que se determina en las cláusulas  del Contrato. EL LICENCIATARIO es exclusivamente responsable por la designación de las personas autorizadas a utilizar los USUARIOS.

E. USUARIO ADMINISTRADOR: Es el usuario utilizado para la administración del SOFTWARE cuya creación en cada una de las bases de datos es necesaria para el funcionamiento del SOFTWARE. 

F. BASE DE DATOS: Es el repositorio de todos los datos del SOFTWARE para un ambiente específico independiente, que se aloja sobre el motor de bases de datos AWS y cuya función es almacenar y leer la información necesaria para el funcionamiento del SOFTWARE, esta información está bajo confidencialidad de las dos partes. 

G. SERVIDOR: Se refiere a la pieza o piezas de hardware y software que sirven de soporte físico a la instalación del SOFTWARE y que deberán cumplir con los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS indicados en las cláusulas del Contrato.

H. UBICACIÓN AUTORIZADA: Es la exclusiva ubicación geográfica determinada mediante nomenclatura urbana o rural donde se autoriza el uso del SOFTWARE al LICENCIATARIO. 

I. CONTACTO AUTORIZADO: Es la persona encargada por EL LICENCIATARIO para atender los requerimientos del LICENCIANTE, así como para presentarlos ante este en nombre del LICENCIATARIO, en todo lo tocante al desarrollo de este contrato de licencia.

J. LICENCIA DE USO: Es el presente contrato en virtud del cual se autoriza y regula el uso permitido del SOFTWARE al licenciatario que constituye el límite y alcance del uso que puede hacer EL LICENCIATARIO del SOFTWARE. 

K. MODALIDAD DE LICENCIA: Se refiere al permiso de uso objeto de este contrato según se indica en la Carátula del Contrato, que puede ser LICENCIA PERMANENTE o LICENCIA TEMPORAL. 

L. LICENCIA PERMANENTE: Es aquella que se adquiere mediante un pago único que da derecho al uso del SOFTWARE durante todo el tiempo que EL LICENCIANTE tenga derecho a conceder su uso. 

M. LICENCIA TEMPORAL: Es aquella que se adquiere mediante pago por prorrateos que da derecho al uso del SOFTWARE por tiempo limitado conforme a lo regulado en este contrato, en este caso si el pago no se realiza en el tiempo pactado, inmediatamente se suspende el uso de la licencia. 

N. USO PLANEADO: Es aquel para el que se adquiere la licencia del SOFTWARE y que delimita las funcionalidades y/o módulos del SOFTWARE que implementará EL LICENCIATARIO y para los cuales se otorga la LICENCIA DE USO, excluyendo todas las funcionalidades, características y/o módulos que no sean expresamente indicados en las cláusulas del Contrato. 

O. CAPACITACIÓN: Es la cantidad de tiempo determinado en horas que EL LICENCIANTE se obliga a brindar al LICENCIATARIO para la capacitación en el uso del SOFTWARE de las personas que utilizarán los USUARIOS, de acuerdo al USO PLANEADO. 

P. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS: Son los recursos de hardware y software necesarios para el correcto funcionamiento del SOFTWARE.  

Q. VERSIÓN SOPORTADA: Es toda versión del SOFTWARE cuyo primer número sea igual o inferior en una (1) unidad al de la versión más reciente ofrecida al público por EL LICENCIANTE. 

R. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR: Son los documentos contentivos de instrucciones de uso del SOFTWARE para la realización de  determinada tarea o actividad de acuerdo al USO PLANEADO. 

S. ANEXOS DEL CONTRATO: Es el documento anexo a este contrato y que hace parte integrante del mismo, en el cual se establecen y delimitan las condiciones particulares de este contrato. 

2. Anexo - Condiciones para el funcionamiento

ANEXO No. 2

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CONDICIONES PARA EL FUNCIONAMIENTO E IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE

REGLAS MIGRACIÓN DELEGADA A SOFTSEGUROS

VALOR MIGRACIÓN GENERAL $700.000 COP/ 190 USD Incluye

Aseguradoras

Sin restricción de cantidad

Ramos

Sin restricción de cantidad

Vendedores

Sin restricción de cantidad

Clientes

5.000 Registros

Pólizas (el año anterior y año en curso)

5.000 Registros

Cartera

cartera pendiente por pagar o gestionar

Tiempo de migración

15 días hábiles a partir de que se reciben los documentos.

Observación importante

Solo se carga el año anterior y lo que va corrido del presente año.

Migraciones adicionales – $150.000/45 USD Incluye

Beneficiarios

5.000 Registros

Riesgos pólizas colectivas

5.000 Registros

Información Autos

5.000 Registros

Otros

5.000 Registros

Archivos digitales

No se migran

REGLAS GENERALES

  • Asignar contacto directo de la agencia para aclarar dudas y complementar información de plantillas
  • Se afectan los tiempos de entrega según los tiempos de envío de las plantillas iniciales e información adicional de configuración de porcentajes de comisión si se requiere.
  • Pago de contado, una sola cuota.
  • Enviar un archivo en excel por tipo de plantilla (Clientes – Pólizas – Aseguradoras – Ramos), serían en total 7 documentos de excel de la migración general.
  • Los datos de Beneficiarios, riesgos pólizas colectivas, información autos, siniestros se cobran adicional por un valor de $150.000COP/ 45 USD
  • Después de entregar la migración deben revisar en 15 días y en los siguiente semana se realiza el ajuste. Pasados los 15 días de entrega la agencia se responsabiliza de realizar los cambios que se requieran.

RESPONSABILIDAD

INTERMEDIARIO

SOFTSEGUROS

1. Conseguir o descargar bases de datos desde sistema propio o portales de las aseguradoras.

1. Programar con el contacto de la agencia para explicar el proceso.

2. Enviar información completa en un mismo correo con los 7 archivos de migración general

2. Revisar información si todo está correcto e iniciar proceso de migración, solicitar datos pendientes si aplica.

3. Completar o revisar plantillas de aseguradoras, ramos y vendedores con sus porcentajes de comisión e impuestos.

3. Crear las plantillas de Configuración Inicial (Aseguradoras- Ramos-Vendedores) con la información recibida.

4. Revisar información migrada y enviar ajustes si aplica

4. Realizar ajustes – si aplica

3. Anexo - Política de protección de información y bases de datos

ANEXO No. 3

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POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN, BASES DE DATOS, CIBERSEGURIDAD PLAN DE CONTINGENCIA Y BACKUPS

PRIMERO. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Los accesos al sistema son de carácter público a través de la Web pero restringido su acceso. Esto quiere decir, que para acceder a la plataforma se hace desde cualquier navegador desde el computador o celular, pero sólo podrán ingresar quienes cuenten con un nombre de usuario y contraseña. La contraseña obliga a ser de 4 dígitos con una exigencia de seguridad que permite bloquear intrusiones forzadas, y que según políticas internas se definirá un cambio periódico. El Sistema cuenta con una arquitectura definida para garantizar la integridad de la información, aplicando además de las políticas de seguridad y métodos de encriptación. Dentro de las políticas de seguridad de Sistema se pueden mencionar algunas como:

  • Permite la creación y administración de usuarios, roles y permisos
  • Permite evocar privilegios de un grupo o usuarios seleccionados
  • Permite ofrecer opciones de configuración para asignar o eliminar roles después de un período predefinido automáticamente
  • Permite configurar controles restringir el acceso de acuerdo a los perfiles configurados por el administrador del sistema
  • Permite generar y mantener pistas de auditoría inalterables de las acciones realizadas por cada uno de los usuarios que ingresan al sistema
  • Permite capturar y almacenar en las pistas de auditoría, como mínimo información sobre:
    • Toda acción realizada sobre cada póliza y cliente.
    • Usuario que realiza la acción
    • Fecha y hora de la acción
  • Permite contar con mecanismos de recuperación de credenciales de acceso obedeciendo las políticas de ingreso seguro.
  • Permite procesos de importación o exportación de información la cual se realiza a través de interfaces seguras y aplicando protocolos y mecanismos de seguridad.

SEGUNDO. PLAN DE CONTINGENCIA: 

  • El alojamiento se realiza en los servidores AWS – AMAZON. Los servidores AWS brindan disponibilidad del 99.99%.
  • Repositorios de respaldo encriptados diseñados para contener grandes volúmenes de información.
  • Espacios de respaldo aislados con capacidad de escalamiento y alta disponibilidad de la información.
  • Recuperación del servicio ante contingencias en menos de 1 hora.
  • Restauración de información parcial o completa de copias de seguridad.
  • Copias de respaldo incrementales diarias y total mensual.

 

TERCERO. BACKUPS: El alojamiento se realiza en los servidores AWS – AMAZON. La ubicación de los servidores es en el Norte (EEUU), Se brinda el enlace para conocimiento: https://aws.amazon.com/es/what-is-aws/.

La siguiente información corresponde a terminología e información de cómo se lleva a cabo el proceso de copias de seguridad por MIKOMOVIL SAS en su infraestructura:

  • ¿Qué es una copia de seguridad o Backup?: Es una copia que se realiza de los datos y archivos originales de un sistema con el fin de disponer de un medio para recuperar información en caso de que se necesite volver a un estado anterior o se genere un evento que provoque la pérdida parcial o total de los archivos originales.
  • ¿Qué información se respalda?: Los datos que utiliza el sistema Softseguros / Routte cuando se encuentra en infraestructura de MIKOMOVIL SAS se distribuye en 3 servidores o servicios:
  • Servidor de aplicaciones (EC2)
  • Servidores de Almacenamiento (S3)
  • Servidor de Base de datos (RDS)

Para cada uno de los servidores se despliega una copia de seguridad independiente que se resguarda en diferentes

ubicaciones.

  • ¿Dónde quedan almacenadas las copias de seguridad?: Las copias se almacenan en zonas de disponibilidad aisladas y separadas físicamente de la zona geográfica de donde se encuentran los datos originales. Cada zona de disponibilidad tiene alimentación, refrigeración y seguridad física independientes y está conectada a través de redes redundantes de latencia ultrabaja. Para el caso de la infraestructura de copias que realiza MIKOMOVIL SAS la región utilizada es Ohio.

 

 

  • ¿Qué periodicidad tienen las copias de seguridad?: La periodicidad de las copias se divide de la siguiente manera:

Servidor de aplicaciones (EC2) – Copia Completa

  • Diaria con caducidad a los 2 días.
  • Semanal (Sabado) con caducidad a los 15 días.
  • Mensual (Los 2 de cada mes) con caducidad a las 5 semanas.
  • Anual (Marzo) con caducidad a los 13 meses.
  • Servidor de Almacenamiento (S3) – Copia incremental
  • Diario.

Servidor de Base de datos (RDS) – Copia Completa

  • Diaria con caducidad a los 2 días.
  • Semanal (Sabado) con caducidad a los 10 días.
  • Mensual (El 1 de cada mes) con caducidad a las 5 semanas.
  • Anual con caducidad a los 13 meses.
  • ¿Sobre qué servidores MIKOMOVIL SAS es responsable de las copias de seguridad?: MIKOMOVIL SAS es responsable de las copias de seguridad cuando el sistema Softseguros / Routte se encuentra bajo su infraestructura (Servidores de MIKOMOVIL SAS en AWS). Fuera de este caso cada cliente es responsable de la ejecución y verificación de sus copias.
  • ¿Desde qué instante se generan copias de seguridad?: Se generan desde el momento en que se hace la entrega formal del ambiente de Softseguros / Routte pruebas al cliente.
  • ¿Quién tiene acceso a las copias de seguridad?: El acceso a las copias es exclusivo del equipo de infraestructura de MIKOMOVIL, el cual cuenta con los permisos necesarios para gestionar, verificar y restaurar la aplicación en caso de que sea necesario. En los casos que el cliente solicita acceso a las copias, se le entrega el documento “INSTRUCTIVO PARA LA DESCARGA DE COPIAS DE SEGURIDAD AWS (S3)” y sus respectivas credenciales para que pueda descargar una copia de los archivos originales que se encuentran en el servidor de almacenamiento (S3).
  • ¿Quién se encarga de verificar las copias de seguridad?: El encargado de los respaldos es el Líder de infraestructura de MIKOMOVIL SAS y el personal del equipo de infraestructura que el líder tenga designado.
  • ¿Qué restricciones se tienen para el acceso de las copias de seguridad?: Los contenedores donde se encuentran las copias de seguridad se encuentran aislados y encriptados de manera que solo el personal designado pueda acceder a este. Adicionalmente el equipo de MIKOMOVIL SAS que puede acceder a este tipo de contenedores maneja sistemas de doble autenticación con alarmas a su líder para identificar todo tipo de acceso y evitar novedades.
  • ¿Quién puede solicitar una restauración?: La solicitud de restauración se debe realizar por medio de correo electrónico al área de soporte: calidad@softseguros.com, quién se encargará de notificar al líder de proyectos para que éste se encargue de coordinar con el líder de infraestructura de MIKOMOVIL.
  • ¿Cada cuánto tiempo se verifican las copias de seguridad?: El equipo de infraestructura realiza verificaciones semanalmente de la existencia de las copias de seguridad. Adicionalmente cada 2 meses se realiza un proceso de restauración aleatorio de prueba en servidores totalmente separados al ambiente de producción.
  • ¿Cuáles son las características generales de las copias de seguridad?
  1. Las copias de seguridad se realizan a los scripts, web services, almacenamientos (Solo producción) y a la base de datos por medio de una rutina programada en el servicio de AWS BACKUP.
  2. Las copias que se realizan se generan en periodos diarios, semanales y mensuales.
  3. Todas las copias que se encuentran en servidores de MIKOMOVIL SAS se almacenan de forma aislada por lo tanto un daño en alguna no afectará las demás.
  4. Las copias del servidor de aplicaciones se resguardan como imágenes de máquina (AMI) garantizando una restauración total no solo de la aplicación sino también del sistema operativo en donde se encuentra.
  5. Las copias del servidor de base de datos se realizan a través de snapshots que permiten respaldar el estado de los datos y el estado del servidor.
  6. Las copias del almacenamiento se generan en contenedores independientes los cuales se van moviendo o asegurando por medio de un algoritmo inteligente dependiendo del uso de los archivos.
  7. Una vez revisada la copia de seguridad, se informa al líder de infraestructura el estado y novedades presentadas para en caso tal aplicar las acciones necesarias para el control.
  • ¿Cómo se realiza una restauración?: Esencialmente un proceso de restauración consiste en:
  • Se inicia un nuevo servidor basado en la AMI del servidor de aplicaciones o en una de las plantillas de servidor que posee MIKOMOVIL.
  • Se baja la copia del repositorio en git con los scripts del cliente (Opcional)
  • Se inicia un nuevo servidor de base de datos basado en el snapshot del cliente.
  • Se realiza una reasignación de IP o se configura una nueva
  • Se ajustan los parámetros de configuración del sistema para que queden enlazados con el nuevo servidor de aplicaciones, almacenamiento y base de datos. Adicionalmente se realiza la configuración de certificados y virtualhost.
  • Se asigna un nuevo subdominio o se asigna el actual.
  • Se realizan pruebas de integridad de datos, comprando cantidad de documentos y peso de almacenamientos.

CUARTO. OBSERVACIONES ADICIONALES: El sistema de restauración no hace parte del soporte regular de Softseguros / Routte cuando el servicio es ON

PREMISE y por ende es responsabilidad del cliente garantizar el respaldo de la información, en caso de algún incidente que obligue el uso de alguno de los procedimientos de respaldo es necesario realizar un proceso extracontractual, a menos que se encuentre estipulado en el contrato, MIKOMOVIL SAS no será responsable de las copias de seguridad de los clientes.

Para realizar la trazabilidad y el seguimiento a las copias de seguridad y las recuperaciones se utiliza el documento Control de copias de seguridad (control de copias de seguridad.pdf), en éste documento se almacena información relevante sobre las copias realizadas como: el responsable, la fecha, el tipo de backup (diario, semanal, mensual, total), los elementos de la copia (script, base de datos, almacenamiento), entorno (pruebas, producción, release), Observaciones y el listado de restauraciones realizadas, el documento relacionado será enviado como una copia y será enviado a modo informativo con información aleatoria para dar mayor claridad.

4. Anexo - Infraestructura

Este anexo estará a disponibilidad exclusiva para clientes activos de MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, y podrá ser solicitado mediante nuestro canales de atención a clientes.

5. Anexo - Autorización documentación digital

ANEXO No. 5

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AUTORIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DIGITAL

PRIMERA-OBJETO: Definir las reglas de validez jurídica de la información y las comunicaciones basadas en mensajes de datos para el intercambio de mensajes de datos y del método de firma digital, vinculada con los servicios que LA EMPRESA le provee a EL USUARIO o FIRMANTE, CLIENTE y/o tercero a través de la herramienta tecnológica correo electrónico declarado y aceptado en el contrato entre las partes.

SEGUNDA.- ACEPTACIÓN DEL ACUERDO Y VALIDEZ DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS. La aceptación del presente Acuerdo, para el uso de la firma digital el USUARIO FIRMANTE, tendrá lugar cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos: i) suscripción de contrato de uso de licencia de software. ii) modificación o adición al contrato de uso de licencia de software. iii) comunicaciones referentes al contrato de uso de licencia de software.

PARÁGRAFO. A partir de la aceptación del presente Acuerdo el USUARIO FIRMANTE manifiesta su consentimiento y autorización expresa para que sea válida cualquier comunicación a través de la herramienta tecnológica correo electrónico declarado y aceptado en el contrato entre las partes, sea válida como soporte de aceptación entre las partes de acuerdos y modificaciones.

TERCERA.- VALIDEZ. El siguiente será el procedimiento que deberá adelantar para firmar la información: a) Se debe suministrar, el nombre de quien(es) firmarán el documento, indicativo país, número de teléfono móvil (bajo uso y dominio de firmante), correo electrónico de uso del firmante, estos datos serán incorporados en la plataforma como mecanismo de autenticación para la firma de estos. b) La firma permite realizar acuerdos sin que se requiera para ello la presentación personal, para que las PARTES puedan celebrar acuerdos. c) Para realizar el firmado electrónico de este documento, LAS PARTES aceptan que el TOKEN será el número del teléfono celular (Tarjeta SIM) de cada PARTE; siempre que se requiera firmar un acuerdo entre LAS PARTES, cada PARTE recibirá una llamada telefónica al número registrado, y posterior se le enviará las comunicaciones o acuerdos al correo electrónico registrado para su envio con aceptación expresa del acuerdo, que constituye legalmente la aceptación entre las partes 

PARÁGRAFO 1. Modificaciones o cambio de email o de número celular. Por razones de seguridad, la verificación de identidad realizada queda directamente asociada con la identificación de cada una de LAS PARTES – email – tarjeta SIM, por lo tanto, en caso de cambio del correo electrónico (email) o de número celular será indispensable, si alguna de LAS PARTES lo requiere a la otra PARTE, realizar un nuevo proceso de actualización de datos. En caso de no hacer el requerimiento una parte a la otra de volver a firmar el documento seguirá vigente el documento de acuerdo a las condiciones al momento de la firma. Se recomienda especialmente que, en caso de cambio de número o cambio del correo electrónico, se informe a la otra PARTE quien considerará si se deben firmar nuevamente los documentos.

PARÁGRAFO 2. Responsabilidad. Teniendo en cuenta que el firmado de este acuerdo SUSTITUYE LA PRESENTACIÓN FÍSICA, es necesario que cada PARTE lo haga sin delegarlo en ningún tercero; es decir, como al momento de firmar se realiza una llamada telefónica al número celular registrado del firmante, LA PARTE (usuario – firmante), debe ser propietaria y/o usuario de la línea telefónica y quien se encargue de digitar y/o recitar la información al momento de ser requerida.

QUINTA.- OBLIGACIONES DEL USUARIO DEL MÉTODO. En virtud del presente Acuerdo el USUARIO o parte firmante acepta y se obliga a cumplir las siguientes reglas en relación con la validez y confiabilidad del método de firma electrónica definido por LA EMPRESA u LA OTRA PARTE 1. Mantener control y custodia sobre los datos de creación. 2. Actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de sus datos de creación. 

PARÁGRAFO. Validez legal y confiabilidad. En virtud del presente Acuerdo el USUARIO(S) O PARTE(S) FIRMANTE(S) acepta expresamente que el método de firma descrito en este anexo cumple todos los requisitos.

SEXTA.- CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS. LA EMPRESA Y/O PARTES FIRMANTES se comprometen y obligan a guardar secreto de todos los datos de carácter personal que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente documento. Asimismo, custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Estas obligaciones se extienden a cualquier fase del tratamiento sobre estos datos que pudiera realizarse y subsistirán incluso después de terminados los servicios. De igual modo, solamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente del USUARIO o PARTE FIRMANTE, y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente documento. También se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otro modo comunicar las bases de datos o los datos contenidos en ellas, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que el USUARIO FIRMANTE autorice expresamente la comunicación de los datos a un tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio.

SÉPTIMA.- MEDIO DE PRUEBA. El USUARIO(S) FIRMANTE(S) acepta(n) que los mensajes de datos que envíe o reciba por medio de la plataforma, se aceptan como medio de prueba de las comunicaciones realizadas entre ellos conforme a lo establecido en las normas aplicables, que modifiquen o reglamenten. De conformidad con lo anterior, las partes acuerdan suscribir el presente documento legalizado mediante este método.

 

6. Anexo - Acuerdo de confidencialidad

ANEXO No. 6

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ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD 

PRIMERA: OBJETO DEL ACUERDO. Por el presente acuerdo EL RECEPTOR se obliga a no revelar a terceras personas la Información Confidencial que reciba de EL REVELADOR y, en consecuencia, se obliga a mantenerla de manera confidencial y privada, y a protegerla para evitar su divulgación, actuando con la mayor diligencia en la guarda y tratamiento de la misma, adoptando todas las medidas de seguridad y/o precauciones razonables para protegerla. Así mismo, EL RECEPTOR se obliga a no revelar a ningún tercero el contenido o existencia del presente acuerdo, sin previo consentimiento expreso y escrito de la otra parte.

SEGUNDA: INFORMACIÓN CONFIDENCIAL. En adelante se denominará Información Confidencial, toda la información recibida por EL RECEPTOR, antes o después de la fecha de la firma de este documento, bien sea en forma oral o escrita o por cualquier otro medio, la cual comprende, pero no se limita a:

 

  • Todo dato, reporte, interpretación, pronóstico, diagnóstico y cualquiera otra información que sea entregada en desarrollo de las relaciones entre una y otra, incluida pero no limitada a información acerca de sus filiales, empleados, accionistas y/o socios, clientes, vendedores, productos y propiedad intelectual, que haya sido revelada de cualquier manera al receptor o a sus filiales, empleados, accionistas y/o socios.
  • Información de contratos con terceros;
  • Planes de negocio y de desarrollo;
  • Información técnica, comercial, legal y financiera;
  • Planes de productos y servicios;
  • Información de costos y/o presupuestos;
  • Informes de mercadeo;
  • Análisis y proyecciones;
  • Especificaciones, diseños, dibujos, datos prototipos, secretos industriales y know how;
  • Elementos relacionados con la red de telecomunicaciones y plataformas;
  • Información de sus clientes, empleados, socios y/o accionistas;
  • Demás información que se llegase a conocer en el desarrollo del contrato vigente entre las partes.

TERCERA: OBLIGACIONES DEL RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN. Son Obligaciones de EL RECEPTOR de la Información:

 

  • Guardar la reserva y confidencialidad, respecto de cualquier tipo de información que sea suministrada por EL REVELADOR o a la cual llegare a tener acceso o conocimiento.
  • Tomar todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de la información que tenga tal carácter, las cuales, en ningún caso, serán menores de aquellas tomadas para mantener sus propios asuntos y negocios en reserva.
  • Utilizar la información suministrada o de la que tenga conocimiento, únicamente de la manera y para los fines establecidos en este acuerdo.
  • Abstenerse de entregar o realizar para sí o para terceros, copias, arreglos, reproducciones, adaptaciones o cualquier otra clase de mutilación, deformación o modificación de la información confidencial.
  • No divulgar a terceros o a ninguna otra persona o entidad la información confidencial sin el consentimiento previo, expreso y por escrito de la otra parte.

PARÁGRAFO: LAS PARTES reconocen que la legislación sobre protección de los datos personales establece una serie de obligaciones y prohibiciones especiales; es por ello que EL RECEPTOR se obliga a:

 

  • Utilizar la información y los datos de carácter personal a los que tenga acceso única y exclusivamente para cumplir las obligaciones adquiridas con la otra parte en los términos y finalidades acordadas previamente.
  • Observar y adoptar cuantas medidas de seguridad sean necesarias para asegurar la confidencialidad, secreto e integridad de la información y los datos de carácter personal a los que tenga acceso, así como adoptar en el futuro, cuantas medidas de seguridad sean exigidas por las leyes y reglamentos destinados a preservar el secreto, la confidencialidad e integridad en el tratamiento de datos personales.
  • No ceder en ningún caso a terceras personas la información y/o los datos de carácter personal a los que tengan acceso, ni para efectos de su conservación, salvo que cuente con las debidas autorizaciones escritas por parte de los titulares y EL REVELADOR de la información.

CUARTA: RESPONSABILIDAD. En el evento de incumplir el presente Acuerdo, la parte que cumplió podrá tomar todas las medidas que sean necesarias frente a la parte incumplida, con el fin de evitar mayores afectaciones frente a la información confidencial entregada. De igual forma, podrá reclamar judicial o extrajudicialmente el resarcimiento económico de todos los daños y perjuicios que tal incumplimiento pudiera representar, entablando todas las medidas judiciales que considere pertinentes.

QUINTA: DECLARACIÓN. La revelación de la información NO concede a EL RECEPTOR autorización, permiso o licencia para uso de marcas comerciales, patentes, derechos de autor o de cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual o cualquier otra explotación económica.

PARÁGRAFO: EL RECEPTOR admite y es consciente que toda la Información Confidencial que aquí se trata, es de propiedad exclusiva de EL REVELADOR y que se da a conocer únicamente con el propósito de facilitar la ejecución del acuerdo que posteriormente celebre. Todos los estudios, procedimientos, conceptos, informes, bases de datos, información sobre clientes y oferentes y/o documentos producidos por EL RECEPTOR en ejecución del presente Acuerdo, serán de propiedad de éste, quien también será titular de la totalidad de derechos patrimoniales de autor respecto de estos, sin perjuicio de que EL RECEPTOR tenga derecho a que se le reconozca como autor de las obras y/o aportes que desarrolle durante el presente Acuerdo.

SEXTA: DURACIÓN. LAS PARTES se obligan a mantener la confidencialidad de la información que reciba por un período comprendido desde la entrega de la información, durante la ejecución del respectivo vínculo contractual y por tres (3) años más.

SÉPTIMA: PROPIEDAD INTELECTUAL: Todos los estudios, procedimientos, conceptos, informes, bases de datos, información sobre clientes y oferentes y, documentos producidos por EL REVELADOR en ejecución del presente Contrato (en adelante los “Documentos”) serán de propiedad de éste, quien también será titular de la totalidad de derechos patrimoniales de autor respecto de los mismos, sin perjuicio de que EL RECEPTOR tenga derecho a que se le reconozca como autor de ellos.

OCTAVA: INTEGRALIDAD. Este Acuerdo representa el acuerdo total entre LAS PARTES con respecto a la Información Confidencial suministrada y será considerado un Anexo a todos los contratos y/o ofertas o cualquier otro trato que se celebre entre las mismas.

NOVENA: SOLUCIÓN DE DIFERENCIAS. Los conflictos y/o diferencias que se presenten con ocasión de la ejecución, interpretación o terminación del presente acuerdo, se solucionarán mediante el mecanismo de arreglo directo en un plazo de treinta (30) días calendario. Vencido dicho término sin haberse llegado a un acuerdo, las partes podrán acudir a la vía legal que corresponda.

DÉCIMA: LEGISLACIÓN APLICABLE. Al presente acuerdo se le aplicará la legislación vigente en materia comercial de Colombia, como tratados internacionales y convenios que sean aplicables al caso concreto.

7. Anexo - Políticas de prevención SARLAFT

ANEXO No. 7

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ACUERDO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SARLAFT

El Acuerdo de Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT de MIKOMOVIL SAS., contempla los compromisos, decisiones y acciones que MIKOMOVIL SAS.,adopta para prevenir los riesgos relacionados con lavado de activos y financiación del terrorismo – LA/FT.

Para cumplir este propósito se establece el sistema de gestión que permite identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo LA/FT, desarrollando metodologías y procedimientos para identificar este tipo de operaciones y reportarlas de forma efectiva, lo cual conlleva a la organización a prevenir y controlar riesgos reputacionales, legales, operacionales y de contagio frente a eventuales situaciones de relacionamiento con terceros vinculados en actividades LA/FT. Adicionalmente, con el oportuno suministro de información a los organismos de inspección, vigilancia y control del Estado, se contribuye a la lucha contra estos delitos, que tienen consecuencias muy negativas para el país.

El alcance del SARLAFT, a implementarse y mantenerse en MIKOMOVIL SAS., contempla las relaciones emprendidas por la MIKOMOVIL SAS.,con sus grupos de interés, que puedan implicar riesgo de LA/FT para MIKOMOVIL SAS.

Están dentro del alcance del SARLAFT de MIKOMOVIL SAS., entre otros:

 

  • Toda persona natural o jurídica, con quien la MIKOMOVIL SAS.,formaliza una relación contractual o legal, que suponga movilización efectiva de recursos.
  • Personas Expuestas Públicamente (PEP).
  • Miembros del Órgano Directivo y Ejecutivo.
  • Empleados de MIKOMOVIL SAS.

PRIMERO. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

Alertas: Cualquier tipo de información, conducta o actividad que permita detectar la realización de operaciones inusuales o sospechosas que pueden estar vinculadas a operaciones de LA/FT.

Conocimiento del cliente (cliente, proveedor, prestador de servicio, empleados, entre otros): Es el esfuerzo por averiguar y comprobar la verdadera identidad de la contraparte con quien se establece una relación contractual ocasional o permanente. Teniendo en cuenta que puede haber colisión de intereses con el habeas data, es necesario jerarquizar los datos que son públicos, semipúblicos, privados, sensibles y semisensibles, para determinar el alcance del conocimiento de la contraparte.

Contraparte: Persona natural o jurídica con la cual la MIKOMOVIL SAS., tiene vínculos de negocios contractuales o jurídicos de cualquier orden.

Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para tratar el riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la entidad.

Debida Diligencia: Es el conjunto de procesos que realiza MIKOMOVIL SAS.,destinados a MIKOMOVIL SAS.,de información y documentos exigidos por la ley y suministrados por las personas naturales y/o jurídicas con quien la MIKOMOVIL SAS.,realizará una transacción

Dolo: Acto realizado con conocimiento y voluntad.

Factores de Riesgo de LA/FT: Son aquellas circunstancias y características de la persona natural o jurídica contraparte y de las operaciones que hacen que exista una mayor probabilidad de corresponder con una operación sospechosa de LA/FT.

Financiación del terrorismo: Es la recolección o suministro de fondos con el conocimiento de que van a ser usados total o parcialmente para cometer actos de terrorismo o para contribuir en la comisión de actos terroristas. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.

Fuentes de riesgo de LA/FT: Son los agentes y/o eventos generadores de riesgo de LA/FT en una entidad y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle, este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza.

Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.

Herramientas de SARLAFT: Son los medios que utiliza MIKOMOVIL SAS.,para prevenir y controlar que se presente el riesgo de LA/FT y para prevenir operaciones inusuales y sospechosas.

LA/FT: Sigla utilizada para señalar lavado de activos y financiación del terrorismo.

Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal.

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.

Monitoreo o seguimiento: Comprobar, supervisar, observar críticamente, o registrar el progreso de una actividad, acción o sistema en forma sistemática para identificar cambios.

Omisión de denuncia de particular: El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo, narcotráfico, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, terrorismo, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad. (Art. 441 Código Penal Colombiano)

Omisión de Reporte: Determinado por el artículo 325A del Código Penal colombiano que establece que: “Aquellos sujetos sometidos a control de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) que deliberadamente omiten el cumplimiento de los reportes a esta entidad para las transacciones en efectivo o para la movilización o para el almacenamiento de dinero en efectivo, incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Operación Intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por los agentes del SGSSS no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse a la UIAF.

Operación Inusual: Aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes y/o contrapartes, o que, por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.

Operación Sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF.

Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad, por su propensión a ser utilizada directa o a través de sus operaciones, como instrumento para cometer los delitos de Lavado de Activos o la canalización de recursos para la Financiación del Terrorismo.

Riesgos Asociados al LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: contagio, legal, operativo y reputacional.

Riesgo de Contagio: En el marco de Sarlaft, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad directa o indirectamente, por acción de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la entidad. La posibilidad de contagio se puede clasificar dentro de la categoría humana u operacional de riesgos establecidos por la MIKOMOVIL SAS.,.

Riesgo Legal: En el marco de Sarlaft, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo Operativo: En el marco de Sarlaft, es la probabilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, por fraude y corrupción, o por la ocurrencia de acontecimientos externos, entre otros.

Riesgo Reputacional: En el marco del Sarlaft, es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, verdadera o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause una disminución de su base de clientes, disminución de los negocios o ingresos, o incurrir en procesos judiciales.

Riesgo Inherente: Es el riesgo propio de la ejecución de una actividad.

Riesgo Residual: Es el nivel resultante del riesgo después de la aplicación de los mecanismos de control o mitigación existentes a los riesgos inherentes.

Señales de alerta: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Son realizadas por personas naturales o jurídicas que presentan como actividad económica principal o secundaria aquellas relacionadas con el sector y que pueden llegar a presentar a manera de ejemplo las siguientes situaciones:

 

  • Características inusuales de las actividades, productos o lugares de procedencia.
  • Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación, dirección del domicilio, o ubicación del usuario.
  • Inconsistencias en la información que suministra el cliente y/o contraparte frente a la que suministran otras fuentes.
  • Transacciones ostensiblemente diferenciales frente a las del mercado.

Transacciones en Efectivo: Es el recibo o entrega de dinero en efectivo de billetes o monedas, donde el sujeto de la transacción debe tener la condición de cliente y/o contraparte de la entidad vigilada.

Usuario: Es toda persona natural a la que, sin ser cliente y/o contraparte, la entidad le suministra o presta un servicio.

SEGUNDO. DECLARACIÓN DE MIKOMOVIL SAS., DE COMPENSACIÓN FRENTE A LOS RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

MIKOMOVIL SAS.,como persona jurídica debidamente establecida bajo la normatividad legal colombiana declara que:

 

  • El lavado de activos y la financiación del terrorismo son delitos en los cuales las organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a los recursos generados en actividades ilícitas y/o contribuir económica y materialmente en actividades que afectan la seguridad e integridad de las personas, respectivamente, violando el orden jurídico, utilizado para ello transacciones realizadas con personas naturales o empresas legalmente establecidas. De esta forma, se desencadenan graves perjuicios para el estado, la ciudadanía y la economía tanto de Colombia como de todos los países del mundo.
  • MIKOMOVIL SAS.,acata irrestricta e inobjetablemente la normativa relacionada con la administración del riesgo en contra del lavado de activos y financiación del terrorismo que le sea aplicable, expedida tanto por el legislativo como por los entes de control y vigilancia del estado que correspondan.
  • MIKOMOVIL SAS.,apoya firmemente el esfuerzo nacional e internacional en la lucha contra la criminalidad, especialmente la trata de personas, narcotráfico, tráfico de armas y el terrorismo, el lavado de activos, entre otros, teniendo, así mismo, la obligación y compromiso de apoyar a las autoridades en la identificación de actos o negocios jurídicos vinculados con el LA/FT.
  • Una vez se identifique alguna operación vinculada a MIKOMOVIL SAS., con indicios de relación con actividades de LA/FT, MIKOMOVIL SAS.,actúa de acuerdo con lo establecido en la normativa legal aplicable, vigente para estos eventos y en sus políticas internas establecidas respecto de este tema, mediante los procedimientos definidos que correspondan.
  • MIKOMOVIL SAS.,proporciona los medios para que los mecanismos establecidos con el propósito de prevenir y controlar los riesgos de LA/FT estén al alcance de todos los empleados y es deber de estos su permanente consulta y aplicación.
  • Este manual de políticas y procedimientos para la prevención y control del LA/FT debe ser conocido por los administradores, organismos de control y personas que intervengan en actividades que sean sensibles o se presten para operaciones inusuales o sospechosas.

 TERCERO. ELEMENTOS DEL SARLAFT DE MIKOMOVIL SAS.

Políticas de MIKOMOVIL SAS., sobre Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo ( en adelante LA/FT)

Son las reglas de conducta, filosofía de comportamiento y procedimientos para orientar la actuación de MIKOMOVIL SAS.,. Es así como, el sistema requiere de la adopción de estos ejes conceptuales básicos que permitan aplicarlo en forma eficiente y oportuno dentro de las posibilidades que puede ofrecer la MIKOMOVIL SAS., armonizando funciones, actividades y resultados que permitan alcanzar el objetivo propuesto de alguna manera permitan alcanzar el objetivo propuesto.

En este sentido, para el cumplimiento y ejecución de su Sistema para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo MIKOMOVIL SAS., tiene como políticas:

 

  • Acatar la Ley y anteponer el comportamiento ético en el desarrollo de la misión, los objetivos sociales y metas comerciales.
  • Promover entre sus empleados y todas sus partes interesadas el respeto permanente e inobjetable por la legalidad, así como el total rechazo hacia conductas que van en contra de la ley, entre éstas las asociadas a LA/FT.
  • Administrar, los riesgos LA/FT identificados en MIKOMOVIL SAS., con un enfoque basado en la prevención y la protección, estableciendo los procedimientos que sean necesarios para el correcto funcionamiento del sistema en MIKOMOVIL SAS.,.
  • Ejecutar los mecanismos de debida diligencia a las personas naturales y/o jurídicas, incluidas en el alcance de este manual, para un adecuado y oportuno conocimiento del cliente, estableciendo las medidas y reportes necesarios de las operaciones calificadas como sospechosas o intentadas y que aparezcan relacionadas en listas restrictivas de organismos de seguridad nacionales o internacionales.
  • Exigir a todos los miembros de la MIKOMOVIL SAS., permanente confidencialidad sobre los asuntos relacionados con el SARLAFT.
  • Incumplir las políticas y procedimientos previstos en el presente manual podrá dar lugar a sanciones y/o responsabilidades ante los organismos de vigilancia y control.

CUARTA. IDENTIFICAR RIESGOS. La identificación de riesgos consiste en determinar la forma en que un proceso, o una etapa del mismo, podrían eventualmente fallar. A la manera como el proceso falla, se le dará el nombre de modo de fallo. Así mismo, dado que no hay evento sin causa, se debe indagar acerca de cuál es la categoría que produce el modo de fallo. Posteriormente, se identifican las categorías que recibirán la consecuencia del fallo.

Los riesgos se califican en tres aspectos:

  • Probabilidad.
  • Severidad.
  • Detectabilidad.

QUINTA. CONOCIMIENTO DE CONTRAPARTES Comprobar la identidad de las personas naturales y/o jurídicas con quien MIKOMOVIL SAS.,desea establecer relación contractual, comercial o laboral, en forma ocasional o permanente y que además permita, verificar si existe el riesgo de posibles vinculaciones de terceros en actividades LA/FT, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.

SEXTA. REPORTES DE OPERACIONES INTENTADAS Y OPERACIONES SOSPECHOSAS (ROS). MIKOMOVIL SAS.,reportara a las entidades competentes las operaciones sospechosas o intentadas en el momento en que se identifican, y no necesariamente implica que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en las normas legales y/o dentro del contexto de este manual.

SÉPTIMA. CAPACITACIÓN

La capacitación de SARLAFT, a los colaboradores de MIKOMOVIL SAS., se rige por los lineamientos de Capacitación de MIKOMOVIL SAS.,y se conserva el listado de asistencia a las diferentes charlas y programas, realizando un seguimiento a la participación del personal.

Como resultado de esta capacitación, el personal de la MIKOMOVIL SAS.,estará en la capacidad como mínimo, de identificar una operación intentada, inusual o sospechosa, informando de forma inmediata esta circunstancia al Oficial de Cumplimiento.

OCTAVA. RÉGIMEN SANCIONATORIO ANTE EL INCUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS SUMINISTRADOS POR ESTE MANUAL.

Las sanciones generadas por el incumplimiento a las disposiciones legales y a los lineamientos del presente manual, son las establecidas por los organismos de control y vigilancia del estado y las determinadas internamente en las instancias correspondientes.

 

8. Anexo - Políticas de autorización para el tratamiento de datos

De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, la política interna de manejo de la información implementada por MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, y las demás normas concordantes, a través de las cuales se establecen disposiciones generales en materia de hábeas data y se regula el tratamiento de la información que contenga datos personales, me permito declarar de manera expresa que:

Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” para que en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales que he procedido a entregar o que entregaré, en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo y ejecución de los fines descritos en el presente documento.
Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales, se extiende durante la totalidad del tiempo en el que pueda llegar a consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” y con posterioridad al finiquito del mismo, siempre que tal tratamiento se encuentre relacionado con las finalidades para las cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados.
En ese sentido, declaro conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados específicamente para las finalidades derivadas del contrato que surjan con MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”.
Que se realicen las consultas necesarias en diferentes listas restrictivas.

De igual forma, declaro que me han sido informados y conozco los derechos que el ordenamiento legal y la jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras prerrogativas las que a continuación se relacionan: (i) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento; (iii) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (vi) acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” NIT 900.808.574-1

GENERALIDADES – APLICACIÓN – DEFINICIONES – PRINCIPIOS

La Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, y demás normas que le adicionen, modifiquen o complementen, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier base de datos que los haga susceptible de Tratamiento.

MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para el Tratamiento de Datos Personales para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social.

El presente Manual está destinado a aplicarse al Tratamiento de datos personales que no se encuentren excluidos de modo expreso por la Ley. Se excluyen de la aplicación de la Ley:

Bases de datos mantenidas en ámbitos exclusivamente personales o domésticos (siempre que no vayan a ser suministradas a terceros, caso en el cual, se deberá informar y solicitar autorización del Titular).
Bases de datos y archivos relacionados con seguridad y defensa nacional, así como la prevención,detección y monitoreo de lavado de activos o actividades de financiación del terrorismo.
Bases de datos que contengan información de inteligencia y contra-inteligencia.
Bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
Bases de datos y archivos regulados por el régimen de hábeas data financiero y crediticio.
Bases de datos relacionadas con censos de población y vivienda.

Para el Tratamiento de datos personales, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, tendrá en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el Tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución, entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el desarrollo y aplicación del Tratamiento de datos personales, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, seguirá los siguientes principios rectores:

Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima y ésta siempre debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular. Se debe precisar que los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin autorización, salvo que la Ley o las autoridades así lo permitan u ordenen.
Principio de veracidad o calidad: se debe procurar que la información objeto del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Los datos personales deben obedecer a situaciones reales, deben ser ciertos, de tal forma que se encuentra prohibida la administración de datos falsos o erróneos.
Principio de transparencia: se debe garantizar que el Titular pueda obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento no puede ser irrestricto y seguirá estrictamente a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. Por tanto, salvo que se trate de datos públicos, los datos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación, salvo que el acceso sea controlable para que el mismo sea restringido sólo a los Titulares y terceros autorizados.
Principio de seguridad: el Tratamiento se debe realizar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que permitan otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: las personas que realicen el Tratamiento deben garantizar la reserva de la información que no tenga la naturaleza de pública, incluso después de finalizada la labor del Tratamiento.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES

De acuerdo con los términos de la Ley, existen diferentes categorías de datos personales. Por tanto, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, considera de gran importancia acoger, materializar y reconocer la existencia, alcance y contenido del concepto de dato sensible.

De conformidad con la Ley, los datos sensibles son aquellos cuyo uso indebido puede generar la discriminación o marginación de su Titular, tales como:

El origen racial o étnico del Titular.
La orientación política del Titular.
Las convicciones religiosas o filosóficas del Titular.
La pertenencia a sindicatos, ONG, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición.
Información relativa a la salud del Titular.
La inclinación sexual del Titular.
Datos biométricos del Titular.

MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:

Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los titulares.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, interpretación ésta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que procurará MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, en el Tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el hábeas data.

En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.

AUTORIZACIÓN – DEBER DE INFORMACIÓN – DERECHOS DE LOS TITULARES

Siempre que vaya a realizar Tratamiento de datos personales, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, requerirá la autorización previa (o concurrente) e informada del Titular. La mencionada autorización debe ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea un medio físico o electrónico.

No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
El Tratamiento de datos se realiza para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Al momento de solicitar la autorización del Titular, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, le informará de manera clara y expresa:

El Tratamiento de los datos y su finalidad.
Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.
Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Para efectos de consultas y reclamos, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, habilitará uno o varios medios para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada las bases de datos de MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales.

La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.

Todas las consultas deben ser atendidas en un término que no sea superior a diez (10) días hábiles contados a partir del día en que se reciba la solicitud, siendo éste el primer día del término. Si no fuera posible atender la consulta en el término indicado, se deberá informar al interesado cuáles son los motivos de la demora y se debe señalar la fecha en que se dará respuesta a la consulta. De cualquier manera, la nueva fecha no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de diez (10) días.

Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, implementará las medidas necesarias para garantizar que el acceso a la información se permita después de verificar la identidad del interesado. El acceso se otorgará de manera gratuita, sencilla y ágil. Así mismo, se permitirá la posibilidad de rectificar y actualizar los datos en línea.

Por otra parte, todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días.

Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.

Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección física o electrónica de notificación.
Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.
Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación. Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.

Si se recibe un reclamo pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación.

Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.
Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.
La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS

MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, cumplirá estrictamente los siguientes deberes de acuerdo a la calidad que ostente respecto al Tratamiento de los mismos en cada caso concreto:


COMO RESPONSABLE
COMO ENCARGADO
Garantizar al Titular el derecho al hábeas data.
Garantizar al Titular el derecho al hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la Autorización
Conservar la información bajo condiciones de seguridad idóneas.
Informar al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad idóneas.
Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada,comprobable y comprensible.
Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la Ley.
Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado todas las novedades respecto de los datos que previamente se le haya suministrado y adoptar medidas para que la información se mantenga actualizada.
Adoptar el presente Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.
Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar al Encargado.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en los términos de la Ley.
Únicamente proporcionar al Encargado datos cuyo Tratamiento esté autorizado.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez se haya notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo ha sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la Ley.
Permitir el acceso a la información únicamente a personas que pueden tener
Solicitar y conservar copia de la Autorización
Conservar la información bajo condiciones de seguridad idóneas.
Informar al Titular sobre la finalidad del Tratamiento y los derechos que le asisten.
Realizar oportunamente la actualización,rectificación o supresión de los datos.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad idóneas.
Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada,comprobable y comprensible.
Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la Ley.
Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado todas las novedades respecto de los datos que previamente se le haya suministrado y adoptar medidas para que la información se mantenga actualizada.
Adoptar el presente Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.
Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar al Encargado.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en los términos de la Ley.
Únicamente proporcionar al Encargado datos cuyo Tratamiento esté autorizado.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez se haya notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo ha sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Tramitar las consultas y reclamos dentro de los términos de la Ley.
Permitir el acceso a la información únicamente a personas que pueden tener acceso a ella.
Adoptar el presente Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley.
Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y exista riesgo para la información de los Titulares.
Una vez se haya presentado reclamación, informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en reclamación por parte del Titular o interesado.
Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos personales.


Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y exista riesgo para la información de los Titulares.


Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 


SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.

Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.
Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

ÁREA ENCARGADA DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, designa al área de Calidad para que en adelante asuma, en adición a sus otras funciones, la de garantizar la protección de datos personales a los Titulares y darle trámite oportuno a sus solicitudes. Estas funciones se desarrollarán con el apoyo del área de Coordinación Nacional y el Departamento de Estudios Jurídicos. Por tanto, el área de Calidad será la responsable al interior de MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.

LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENCIA

Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política, la las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y el Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013, y las Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.

El presente Manual rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”

RNBD Jurisdicción Colombiana

RNBD JURISDICCIÓN COLOMBIANA

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MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, integra este documento informativo para conocimiento de los clientes y usuarios de Colombia, sin ser un ente jurídicamente obligado MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, a registrar las bases de datos de sus clientes, según la normatividad colombiana, para dejar la salvedad, que aunque MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, estuviera obligado en algún momento, en registrar las bases de datos, estaría obligado a registrar los datos de sus clientes activos, pero no a registrar las bases de datos de la información que sus clientes registran, pues las políticas de tratamiento de datos en Colombia están protegidas por la Constitución Colombiana y estas bases son restringidas por ley de tratamiento de datos personales, a cualquier persona que quisiera ingresar o solicitarlas, este registro cuenta con las políticas más altas de tratamientos de datos internamente y protegidos en nuestros servidores contratados. Seguidamente MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, deja una breve reseña para quien desea conocer la aplicación y alcance de esta Ley:

PRIMERO: El RNBD es el Directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en el país de Colombia. Lo anterior no implica que allí esté depositada ninguna base de datos, solamente la información de cuántas bases de datos hay en el país, su finalidad, los canales que se han dispuesto para atender las peticiones de los ciudadanos, las políticas de tratamiento de datos personales adoptadas, el tipo de datos que contienen y las transferencias y transmisiones de información que se realizan. Este registro funciona no solamente en Colombia, también existe en otros países como España, Perú, Argentina y Uruguay.

 

SEGUNDO: La Ley 1581 de 2012 o Régimen General de Protección de Datos Personales, aplicable al tratamiento de información personal contenida en cualquier base de datos realizado por personas naturales o jurídicas de naturaleza pública o privada. Esta norma, igualmente, designó a la SIC como Autoridad de Protección de Datos para garantizar que en su tratamiento se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos dispuestos en la ley y le atribuyó la administración del RNBD.

 

TERCERO: Es deber de los Responsables del Tratamiento de los datos personales registrar las bases de datos con información personal, no de los Encargados del Tratamiento ni de los establecimientos de comercio o de las sucursales de las compañías. 

CUARTO: Según lo establecido por el decreto 090 del 18 de enero de 2018, quiénes están obligados a llevar a cabo el Registro son: Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las Personas jurídicas de naturaleza pública.