A continuación encontrarás los documentos del contrato y sus anexos, que rigen nuestra relación comercial. Este contrato detalla cómo cooperamos juntos y otros aspectos importantes.
¡Siempre estamos actualizados!
Entre los suscritos, de una parte MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, sociedad colombiana domiciliada en Pereira, identificada con Nit 900.808.574-1, conforme a certificado de Cámara de Comercio de la ciudad de Pereira / Colombia, quién en adelante y para todos los efectos del presente contrato se denominará MIKOMOVIL S.A.S., y de la otra, EL CONTRATANTE persona natural o jurídica debidamente certificada por la entidad competente, con número de identificación o existencia según la regulación normativa de cada país, distrito, capital, ciudad o municipio, acordamos celebrar el presente contrato de licencia de uso de software, regido por las siguientes cláusulas:
PRIMERA. OBJETO: Mediante el presente contrato MIKOMOVIL S.A.S., otorga una LICENCIA DE USO del SOFTWARE, aceptando los siguientes literales: i) de acuerdo a la MODALIDAD DE LICENCIA adquirida y el USO PLANEADO, ii) durante el período de vigencia de la licencia, iii) en la forma prevista en este contrato, iv) en la UBICACIÓN AUTORIZADA, v) con el CONTACTO AUTORIZADO especificado y vi) con la cantidad autorizada de BASES DE DATOS y USUARIOS, según se establecen en el presente Contrato.
SEGUNDA. MODALIDAD DE LA LICENCIA: Mediante el presente acuerdo las partes, aceptan que la modalidad de licencia contratada, se encuentra descrita según los términos y condiciones aceptados, en el documento de pedido que es debidamente diligenciado por EL CONTRATANTE y enviado a MIKOMOVIL S.A.S., mediante correo electrónico plasmado en este contrato, debidamente MIKOMOVIL S.A.S., envía como respuesta a este documento todos los detalles de la compra, incluido el plazo de suscripción, los productos y servicios adquiridos, y los costos totales asociados.
TERCERA. DERECHOS SOBRE EL SOFTWARE: Los derechos de propiedad intelectual o industrial, derechos de autor y demás derechos de propiedad, sobre EL SOFTWARE y sobre toda copia que EL CONTRATANTE realice son propiedad MIKOMOVIL S.A.S.,. MIKOMOVIL S.A.S., permite el uso del SOFTWARE únicamente de acuerdo con las condiciones del presente contrato. MIKOMOVIL S.A.S., se reserva todos los derechos no otorgados específicamente en virtud de la LICENCIA DE USO. MIKOMOVIL S.A.S., autoriza a: i) hacer una copia del SOFTWARE únicamente a efectos de copia de seguridad o archivo, o ii) transferir el uso del SOFTWARE a varios usuarios según las licencias contratadas, siempre que conserve el mismo manejo ya capacitado. EL CONTRATANTE no está autorizado a realizar copias de los PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR ni de los demás materiales impresos que acompañan EL SOFTWARE. EL CONTRATANTE se convierte en propietario únicamente del soporte material de datos y no adquiere la propiedad del SOFTWARE. La estructura, organización y código fuente del SOFTWARE son secretos comerciales e información confidencial valiosa de MIKOMOVIL S.A.S.,. EL SOFTWARE está protegido por la ley, incluyendo entre otras, las leyes de derechos de autor de la República de Colombia y de otros países y por las normas previstas en los tratados internacionales de propiedad intelectual. Este contrato no concede al CONTRATANTE ningún derecho sobre la propiedad intelectual del SOFTWARE, y todos los derechos que no sean otorgados expresamente en este documento se los reserva MIKOMOVIL S.A.S.,.
CUARTA. LICENCIA: Cuando EL CONTRATANTE haya adquirido una LICENCIA adquiere el derecho de uso del SOFTWARE por el tiempo que se indica en según los términos y condiciones aceptados, en el documento de pedido durante un tiempo indefinido conforme a los instalamentos que vaya pagando, sin que ello implique el derecho a usar actualizaciones o nuevas versiones del SOFTWARE salvo las previstas en este contrato. Con todo, el derecho de uso queda condicionado al pago de las funciones pactadas. Cualquiera de las partes podrá dar por terminado el presente contrato dando un preaviso de treinta (30) días calendario de anticipación a la otra parte, estando obligado EL CONTRATANTE a pagar el precio de la LICENCIA hasta la fecha de la efectiva terminación del contrato, en caso que haya cancelado por adelantado este valor no será reintegrado. MIKOMOVIL S.A.S., prestará al CONTRATANTE el servicio de soporte en los términos establecidos en este contrato, mientras se encuentre vigente la LICENCIA y EL CONTRATANTE se encuentre al día en el pago de los instalamentos pactados.
PARÁGRAFO ÚNICO: En los términos de éste contrato EL CONTRATANTE podrá acceder al uso de actualizaciones y/o nuevas versiones pagando el valor de las funcionalidades o módulos incluidos desde la versión para la cual se adquirió la licencia.
QUINTA. PRECIO DE LA LICENCIA: El precio de adquisición de la LICENCIA, se encuentra establecido, en los términos y condiciones aceptados, del documento de pedido que es debidamente diligenciado por EL CONTRATANTE y enviado a MIKOMOVIL S.A.S., mediante correo electrónico plasmado en este contrato, debidamente MIKOMOVIL S.A.S., envía como respuesta a este documento todos los detalles de la compra, incluido el plazo de suscripción, los productos y servicios adquiridos, y los costos totales asociados.
PARÁGRAFO 1: En el evento de incumplimiento de cualquiera de los pagos, para los casos que en el contrato o las renovaciones se pacten pagos fraccionados, la LICENCIA se suspenderá inmediatamente hasta tanto se verifique el pago. Pasadas dos (2) cuotas sin verificarse el pago, la LICENCIA se terminará y EL CONTRATANTE perderá inmediatamente el derecho de uso del SOFTWARE.
PARÁGRAFO 2: MIKOMOVIL S.A.S., podrá modificar libremente el precio de la LICENCIA dando aviso por escrito al CONTRATANTE con un (1) mes de anterioridad a la entrada en vigencia del nuevo precio, tiempo en el cual EL CONTRATANTE podrá decidir libremente si desea continuar la relación contractual en los nuevos términos. De lo contrario se entenderá terminado el contrato al finalizar el mes de preaviso sin penalidad alguna para el CONTRATANTE.
PARÁGRAFO 3: El precio anual se aumentará el primer día del mes de vencimiento de la licencia contratada, de cada año y de manera automática de acuerdo al índice de precios del consumidor, valor que se obliga a pagar EL CONTRATANTE.
SÉPTIMA. OPCIÓN DE CAMBIO DE MODALIDAD: En el evento en que EL CONTRATANTE titular de una LICENCIA por pago prorrateo, decida adquirir una LICENCIA anual podrá hacerlo, pagando el precio de la LICENCIA anual que queda restando sin incluir ningún tipo de descuento adicional, la posibilidad del descuento solo será aplicable cuando se realice conforme a acuerdo entre las partes en caso que aplique.
OCTAVA. ARCHIVOS DE INFORMACIÓN ALMACENADA: La licencia adquirida permite al CONTRATANTE el uso del número de ARCHIVOS DE INFORMACIÓN ALMACENADA, que ingrese en el software según lo estipulado en el Contrato. La cantidad máxima de registros sumados entre todos los ARCHIVOS DE INFORMACIÓN ALMACENADA, es a la cual tiene derecho a usar EL CONTRATANTE, es aquel que se encuentra establecido en el documento de pedido, para cada uno de los tipos de registros autorizados en la licencia de acuerdo al USO PLANEADO.
NOVENA. LÍMITE DE USUARIOS: La licencia otorga al CONTRATANTE el derecho a crear y usar entre todas las bases la cantidad máxima de usuarios según lo establecido en el documento de pedido. El USUARIO ADMINISTRADOR creado para cada BASE DE DATOS se tendrá en cuenta para agotar la cantidad máxima de usuarios permitidos.
DÉCIMA. ACTIVACIÓN PERMITIDA: La licencia autoriza al CONTRATANTE a usar EL SOFTWARE en los términos de este contrato exclusivamente para su uso en la UBICACIÓN AUTORIZADA que se ha indicado en el presente contrato. En el evento en que EL CONTRATANTE requiera cambiar la UBICACIÓN AUTORIZADA deberá dar aviso por escrito al MIKOMOVIL con al menos un (1) mes de antelación al pretendido cambio y éste sólo podrá entenderse autorizado mediante comunicación escrita a MIKOMOVIL S.A.S., en este sentido. Cualquier uso del SOFTWARE por fuera de la UBICACIÓN AUTORIZADA constituye un uso no autorizado del SOFTWARE y es causal de terminación y pérdida de la licencia. Así mismo el CONTRATANTE se obliga a mantener durante la vigencia de la licencia un CONTACTO AUTORIZADO so pena de incumplimiento del presente contrato.
PARÁGRAFO ÚNICO: Esta limitante aplica para efectos de traslado del CONTRATANTE, de su actividad económica y que el país de traslado no permita la funcionalidad completa del SOFTWARE.
DÉCIMA PRIMERA. NUEVOS DESARROLLOS: MIKOMOVIL S.A.S., no se obliga a desarrollar nuevas funcionalidades, módulos del programa o características, y en caso de desarrollarlas no se encuentra obligado a suministrarlas ni a permitir su uso al CONTRATANTE aún mediante la adquisición de una nueva licencia, sólo aplica en el caso que se cancele el valor adicional por el nuevo desarrollo, o por convenio entre las partes para el desarrollo de las funcionalidades.
DÉCIMA SEGUNDA. ACTUALIZACIONES: MIKOMOVIL S.A.S., podrá libremente permitir el uso al CONTRATANTE de actualizaciones o versiones más recientes, distintas a la versión cuya licencia ha sido adquirida por el CONTRATANTE, siempre que dicha actualización no sea necesaria para el funcionamiento efectivo del SOFTWARE. No obstante, las partes expresamente acuerdan que dicho permiso será temporal o permanente según sea le caso y podrá revocarse en cualquier momento por MIKOMOVIL S.A.S., sin que el uso permitido temporalmente en estos términos comporte el nacimiento de derecho alguno para EL CONTRATANTE respecto de la versión del software, ni implica en forma alguna que MIKOMOVIL S.A.S., haya otorgado una licencia de cualquier tipo al CONTRATANTE para tal versión.
PARÁGRAFO ÚNICO: A efectos de llevar a cabo la activación de actualizaciones o versiones más recientes del Software, bien sea que se trate de una actualización a la que tenga contractualmente derecho EL CONTRATANTE, una actualización o versión más reciente para la cual haya adquirido una licencia EL CONTRATANTE, o la activación de una actualización o versión más reciente distinta a la versión cuya licencia ha sido adquirida por EL CONTRATANTE pero que MIKOMOVIL S.A.S., libremente permita su uso al CONTRATANTE conforme lo previsto en la cláusula anterior, se seguirán las siguientes reglas:
DÉCIMA TERCERA. GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO: MIKOMOVIL S.A.S., garantiza que EL SOFTWARE funcionará correctamente de acuerdo a los PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR durante el periodo contratado contado a partir de la fecha en que se de ingreso a el SOFTWARE para la LICENCIA. La responsabilidad de MIKOMOVIL S.A.S., en relación con dicha reclamación de garantía se limitará, a discreción de MIKOMOVIL S.A.S., a brindar soporte técnico del SOFTWARE basado en reclamación de garantía, o a desarrollar y liberar nuevas versiones para la corrección de errores que impidan el correcto funcionamiento del SOFTWARE de acuerdo al USO PLANEADO según consta en el presente Contrato sus anexos y los PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR.
PARÁGRAFO 1: El uso del SOFTWARE no garantiza la obtención de beneficios económicos para EL CONTRATANTE ni el aumento del rendimiento y/o la optimización de procesos de la actividad económica o empresarial que desarrolle EL CONTRATANTE. De acuerdo a lo anterior, MIKOMOVIL S.A.S., no promete al CONTRATANTE la obtención de alguno de éstos y no será responsable frente a éste último por el resultado del uso del SOFTWARE.
PARÁGRAFO 2: La garantía de funcionamiento otorgada al CONTRATANTE y la ejecución de las obligaciones que de ésta se derivan, están condicionadas al cumplimiento de los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS indicados en el presente Contrato y sus anexos.
DÉCIMA CUARTA. SERVICIO DE SOPORTE: MIKOMOVIL S.A.S., brindará servicio de soporte técnico al CONTRATANTE durante el periodo de contrato de la licencia contado a partir de la fecha de adquisición. Con ocasión de la prestación del servicio de soporte MIKOMOVIL S.A.S., se obliga a:
PARÁGRAFO 1: Vencido el término del servicio de soporte incluido con la LICENCIA, éste podrá contratarse por acuerdo entre las partes, mediante la suscripción de un nuevo contrato y las actualizaciones identificadas con la variación del primer y/o segundo dígito del número de versión, incrementado en máximo el IPC.
PARÁGRAFO 2: MIKOMOVIL S.A.S., llevará a cabo las capacitaciones previstas en este contrato mediante videoconferencias u otras soluciones audiovisuales.
DÉCIMA QUINTA. OTRAS OBLIGACIONES DE MIKOMOVIL S.A.S.: De manera adicional a las obligaciones previstas en las demás cláusulas de este contrato, MIKOMOVIL S.A.S., se obliga con el CONTRATANTE a:
PARÁGRAFO ÚNICO: En ningún caso MIKOMOVIL S.A.S., estará obligado a capacitar el personal del CONTRATANTE en cuanto a la activación, mantenimiento, actualización, aplicación de correcciones, y en general cualquier actividad de ejecución interna del SOFTWARE.
DÉCIMA SEXTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Sin perjuicio de las demás obligaciones previstas en este contrato, EL CONTRATANTE se obliga a:
PARÁGRAFO 1: El incumplimiento en cuanto a los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS puede acarrear problemas de funcionamiento del SOFTWARE que no se encuentran cubiertos dentro de la garantía y soporte técnico previstos en este contrato.
PARÁGRAFO 2: El incumplimiento de las obligaciones previstas en el literal A. de esta cláusula causará retrasos en el servicio de soporte técnico y/o su suspensión hasta tanto se cumpla con tales obligaciones.
PARÁGRAFO 3: La confidencialidad, fiabilidad e integridad de la información almacenada por EL SOFTWARE es de exclusiva responsabilidad del CONTRATANTE.
DÉCIMA SÉPTIMA. POLÍTICA DE USO ACEPTABLE: MIKOMOVIL S.A.S., prohíbe el uso de la LICENCIA, con contenido o de una manera que promueva, fomente o facilite: actividades ilegales, discursos de odio, violencia o discriminación por motivos de raza, color, religión o credo, origen nacional o ascendencia, sexo, edad, discapacidad física o mental, condición de veterano, información genética, ciudadanía, orientación sexual, estado civil, expresión de género o identidad y estado parental y cualquier otra característica protegida por la ley; en caso que la LICENCIA sea utilizada para promover, alentar o facilitar, el discurso de odio, la violencia o la discriminación, ya sea a través de su propio contenido o mediante la distribución de contenido generado por el usuario, tienen prohibido utilizar la LICENCIA, independientemente de si la LICENCIAA se utiliza específicamente para las actividades prohibidas.
DÉCIMA OCTAVA. TERMINACIÓN ANTICIPADA: A efectos de proteger el SOFTWARE, y los derechos patrimoniales, derechos morales, de propiedad industrial, derechos de autor, etc., de que es titular MIKOMOVIL S.A.S., sobre El SOFTWARE, el incumplimiento por parte del CONTRATANTE de cualquiera de las obligaciones previstas en este contrato dará lugar a la terminación de la licencia y a la aplicación de lo dispuesto en el presente contrato, sin que haya lugar a la devolución de suma alguna de dinero al CONTRATANTE.
DÉCIMA NOVENA. CONEXIÓN A INTERNET: EL SOFTWARE solo funciona si tiene acceso a una red de Internet y se comunique con un sitio web, dominio y/o servidor de MIKOMOVIL S.A.S., con fines de validación de licencias.
VIGÉSIMA. USO DE MECANISMOS DE SEGURIDAD: Cuando MIKOMOVIL S.A.S., detecte el uso no autorizado del SOFTWARE podrá usar sistemas, códigos o mecanismos de bloqueo del SOFTWARE que impidan su uso posterior.
VIGÉSIMA PRIMERA. CONFIDENCIALIDAD: La estructura, organización y código fuente del SOFTWARE son secretos comerciales e información confidencial valiosa de MIKOMOVIL S.A.S., por tanto le está prohibido expresamente al CONTRATANTE y éste se obliga a favor de MIKOMOVIL S.A.S., a no desarrollar durante los tres (3) años siguientes a la fecha de terminación de la LICENCIA o del servicio de soporte técnico, programas de computador similares al SOFTWARE, ni colaborar con terceros revelando secretos comerciales e información confidencial de MIKOMOVIL S.A.S. y de hacerlo se entenderá incumplido este contrato dando lugar a la terminación inmediata del mismo y a las indemnizaciones a que haya lugar según este contrato y la ley.
VIGÉSIMA SEGUNDA. PROHIBICIONES: Se prohíbe al CONTRATANTE el arrendamiento, el préstamo, la presentación, ejecución o retransmisión pública o cualquier otro tipo de distribución del SOFTWARE. Así mismo le está prohibido al CONTRATANTE revender o transferir EL SOFTWARE, modificar o permitir que terceros modifiquen EL SOFTWARE o alguna parte del mismo, analizarlo mediante técnicas de ingeniería inversa, traducir, descompilar o desensamblar EL SOFTWARE, ni fabricar productos derivados del mismo. El SOFTWARE puede incluir diversas aplicaciones, componentes y módulos, sin embargo, EL SOFTWARE se ha diseñado como un producto único para ser utilizado como una unidad y solo de esta forma le está autorizado su uso al CONTRATANTE.
VIGÉSIMA TERCERA. EXCLUSIÓN DE RESPONSABILIDAD: EL CONTRATANTE usa EL SOFTWARE bajo su exclusiva responsabilidad y MIKOMOVIL S.A.S., no tiene ninguna injerencia en la forma de uso del SOFTWARE por EL CONTRATANTE. De acuerdo a lo anterior, MIKOMOVIL S.A.S., no se obliga con el CONTRATANTE a evitar ni a responder por las pérdidas, daños, reclamaciones o costos de cualquier naturaleza, ni de cualquier pérdida de beneficios o ganancias, que resulten del uso del SOFTWARE. Así mismo MIKOMOVIL S.A.S., no se obliga a responder por estos ni a evitar daños que resulten de la interrupción de la actividad empresarial del CONTRATANTE derivadas del uso del SOFTWARE.
PARÁGRAFO ÚNICO: En el evento en que por problemas de funcionamiento del Software o por incumplimiento de obligaciones a cargo de MIKOMOVIL S.A.S.,, imputables a la culpa leve o levísima de éste, se generen perjuicios de cualquier tipo al CONTRATANTE, la responsabilidad de MIKOMOVIL S.A.S., estará limitada al monto de lo pagado por el CONTRATANTE según el tipo de licencia adquirida por el CONTRATANTE.
VIGÉSIMA CUARTA. LEGISLACIÓN APLICABLE: El presente contrato se regirá, se interpretará, y toda controversia que derive o guarde relación con él habrá de ser resuelta conforme al derecho y normas Colombianas.
VIGÉSIMA QUINTA. PROCEDIMIENTO PARA CAMBIO DE LAS CONDICIONES DE LA LICENCIA: En el evento en que las partes de común acuerdo decidan modificar las condiciones particulares en las que se concede esta licencia, incluído un cambio en la versión, el uso planeado, el tipo de licencia, el precio de la licencia, o cualquiera otra de las condiciones particulares establecidas en el contrato, se procederá así: 1. El CONTRATANTE mediante comunicación remitida por correo electrónico al MIKOMOVIL dirigida a la dirección electrónica autorizada para envío de notificaciones en el presente contrato solicitará la expedición de un nuevo documento de pedido, especificando las condiciones a modificar. 2. EL CONTRATANTE enviará el correo electrónico de que trata el numeral anterior desde la dirección de correo electrónico del CONTACTO AUTORIZADO según conste en el contrato. 3. MIKOMOVIL S.A.S., procederá a expedir un nuevo documento de pedido en el que constarán las condiciones particulares de esta licencia y la remitirá por correo electrónico al CONTRATANTE a la dirección de correo del CONTACTO AUTORIZADO. 4. Si dentro de los 5 días hábiles siguientes al envío del contrato por correo electrónico, EL CONTRATANTE no solicita modificaciones al documento de pedido recibido o no la rechaza u objeta expresamente y por escrito mediante correo electrónico remitido al MIKOMOVIL a la dirección establecida, las partes acuerdan desde ya que reconocerán dicho silencio como aceptación de la modificación a los términos del contrato, sin que sea necesaria la suscripción del otrosí o documento adicional alguno, y siempre que esté conforme a lo solicitado por el CONTRATANTE en el correo de que trata el numeral 1. 5. En el evento en que EL CONTRATANTE solicite modificaciones o rechace u objete el documento de pedido recibido dentro del término estipulado, deberá iniciarse nuevamente el procedimiento previsto en esta cláusula para llevar a cabo cualquier modificación a las condiciones particulares que constan en el contrato. 6. El dar inicio a este procedimiento no suspenderá la vigencia ni modificará las condiciones ni la ejecución del contrato celebrado entre las partes.
VIGÉSIMA SEXTA. CLÁUSULA COMPROMISORIA: Las controversias surgidas entre las partes por razón de la existencia, interpretación, desarrollo o terminación de este contrato, que no pudiera dirimir directamente entre ellas, se someterán a la decisión de un Tribunal de Arbitramento conformado por tres (3) árbitros, nombrados de común acuerdo por las partes, escogidos de las listas del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Pereira. En caso de no ser posible tal acuerdo entre las partes, el árbitro será designado por el mencionado Centro, por el sistema de sorteo de entre sus listas. Así mismo, el hecho que alguna de las partes no asista a la reunión para el nombramiento de árbitros, se entenderá como una negativa de ésta para lograr un acuerdo en el nombramiento y será el Centro quien realice dicho nombramiento a través de sorteo entre sus listas. El procedimiento será el indicado por la normatividad vigente sobre la materia, además, el fallo será en derecho, aplicando la legislación Colombiana, según lo dispuesto en este contrato. El lugar de funcionamiento del Tribunal será las instalaciones del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Pereira.
VIGÉSIMA SÉPTIMA. CESIÓN: Teniendo en cuenta que el presente Acuerdo se celebra en consideración especial de LAS PARTES, el mismo no podrá ser cedido en todo o en parte por ninguna de ellas, salvo que medie autorización previa y por escrito de la otra parte.
VIGÉSIMA OCTAVA. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA EXCLUSIÓN RELACIÓN LABORAL: LAS PARTES actuará por su propia cuenta, con sus propios medios, con absoluta autonomía técnica, administrativa, económica, financiera y directiva y no estará sometido a subordinación laboral ni al cumplimiento de horarios de la otra parte. LAS PARTES declaran, que este Contrato no constituye contrato de trabajo entre LAS PARTES, ni de esta frente a los trabajadores que emplee aquélla en ejecución de los servicios contratados. Cada PARTE se hará responsable de los costos y riesgos que por la contratación laboral y ejecución de los trabajos que se originen, en ese sentido, afiliará a todo su personal al sistema de seguridad social integral y pagará oportunamente todos los salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones laborales que se desprendan de su relación contractual.
PARÁGRAFO 1: Para el cumplimiento del presente Contrato, LAS PARTES utilizarán personas idóneas y capacitadas para desarrollar las obligaciones que hacen parte de las prestaciones o los servicios que presta.
PARÁGRAFO 2: Las relaciones que el presente Contrato genera entre Las Partes, deben entenderse e interpretarse dentro del siguiente marco de referencia: El presente Contrato no crea relación alguna de asociación, asociación de riesgo compartido (joint venture), sociedad o agencia o mandato de cualquier tipo entre LAS PARTES, ni impone obligación o responsabilidad de índole societario a ninguna de Las Partes respecto de la otra o de terceros. Ninguna de LAS PARTES tendrá derecho, facultad o compromiso alguno, ni para actuar en nombre de la otra PARTE, ni para actuar como su agente o representante, ni para comprometerla en forma alguna. Ninguno de los artículos y cláusulas de este Contrato podrá interpretarse en el sentido de crear una relación distinta a la establecida en el objeto del presente contrato. LAS PARTES, reconocen que los servicios de qué trata este contrato no configura solidaridad laboral.
VIGÉSIMA NOVENA. FIRMA DIGITAL: Las partes aceptan de común acuerdo que la firma digital en el mismo será totalmente válida, según lo determinado en los anexos del presente contrato.
TRIGÉSIMA. NOTIFICACIONES: TRIGÉSIMA. NOTIFICACIONES: Las partes aceptan y determinan que las notificaciones legales y comerciales se realizarán a las direcciones de correo electrónicas determinadas y aceptadas al momento de completar el documento de pedido, a la dirección de correo electrónica tupedido@softseguros.com
TRIGÉSIMA PRIMERA. ANEXOS: Hacen parte integral del presente contrato los siguientes anexos y por lo tanto los términos y condiciones plasmados en los anexos son aceptados por las partes.
Para constancia las Partes suscriben el presente contrato con el envío y aceptación de los términos y condiciones en el documento de pedido y los anexos aquí descritos y de acceso al CONTRATANTE.
ANEXO No. 1
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DEFINICIONES
A. SOFTWARE: Es la plataforma denominada SOFTSEGUROS que contiene la información cuyo uso para fines exclusivamente lícitos, manejo de información personal y con confidencialidad entre las dos partes, manejo de marketing empresarial información con confidencialidad entre las dos partes, se concede en virtud del presente contrato e incluye entre otros: i) los archivos de software y otra información computacional, ii) todos los algoritmos y funciones de propiedad del LICENCIATARIO utilizados en los archivos de software, iii) las imágenes, sonidos, clips y todos los elementos de diseño integrados en el software y iv) la documentación del usuario y PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR.
B. LICENCIANTE: Es MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” como propietario de los derechos patrimoniales del SOFTWARE.
C. LICENCIATARIO: Es la persona indicada como tal en el párrafo inicial del Contrato.
D. USUARIOS: Se refiere a la combinación de nombre de usuario y contraseña utilizada para acceder al SOFTWARE. La cantidad máxima de usuarios creados y que pueden utilizarse simultáneamente es la que se determina en las cláusulas del Contrato. EL LICENCIATARIO es exclusivamente responsable por la designación de las personas autorizadas a utilizar los USUARIOS.
E. USUARIO ADMINISTRADOR: Es el usuario utilizado para la administración del SOFTWARE cuya creación en cada una de las bases de datos es necesaria para el funcionamiento del SOFTWARE.
F. BASE DE DATOS: Es el repositorio de todos los datos del SOFTWARE para un ambiente específico independiente, que se aloja sobre el motor de bases de datos AWS y cuya función es almacenar y leer la información necesaria para el funcionamiento del SOFTWARE, esta información está bajo confidencialidad de las dos partes.
G. SERVIDOR: Se refiere a la pieza o piezas de hardware y software que sirven de soporte físico a la instalación del SOFTWARE y que deberán cumplir con los REQUERIMIENTOS MÍNIMOS indicados en las cláusulas del Contrato.
H. UBICACIÓN AUTORIZADA: Es la exclusiva ubicación geográfica determinada mediante nomenclatura urbana o rural donde se autoriza el uso del SOFTWARE al LICENCIATARIO.
I. CONTACTO AUTORIZADO: Es la persona encargada por EL LICENCIATARIO para atender los requerimientos del LICENCIANTE, así como para presentarlos ante este en nombre del LICENCIATARIO, en todo lo tocante al desarrollo de este contrato de licencia.
J. LICENCIA DE USO: Es el presente contrato en virtud del cual se autoriza y regula el uso permitido del SOFTWARE al licenciatario que constituye el límite y alcance del uso que puede hacer EL LICENCIATARIO del SOFTWARE.
K. MODALIDAD DE LICENCIA: Se refiere al permiso de uso objeto de este contrato según se indica en la Carátula del Contrato, que puede ser LICENCIA PERMANENTE o LICENCIA TEMPORAL.
L. LICENCIA PERMANENTE: Es aquella que se adquiere mediante un pago único que da derecho al uso del SOFTWARE durante todo el tiempo que EL LICENCIANTE tenga derecho a conceder su uso.
M. LICENCIA TEMPORAL: Es aquella que se adquiere mediante pago por prorrateos que da derecho al uso del SOFTWARE por tiempo limitado conforme a lo regulado en este contrato, en este caso si el pago no se realiza en el tiempo pactado, inmediatamente se suspende el uso de la licencia.
N. USO PLANEADO: Es aquel para el que se adquiere la licencia del SOFTWARE y que delimita las funcionalidades y/o módulos del SOFTWARE que implementará EL LICENCIATARIO y para los cuales se otorga la LICENCIA DE USO, excluyendo todas las funcionalidades, características y/o módulos que no sean expresamente indicados en las cláusulas del Contrato.
O. CAPACITACIÓN: Es la cantidad de tiempo determinado en horas que EL LICENCIANTE se obliga a brindar al LICENCIATARIO para la capacitación en el uso del SOFTWARE de las personas que utilizarán los USUARIOS, de acuerdo al USO PLANEADO.
P. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS: Son los recursos de hardware y software necesarios para el correcto funcionamiento del SOFTWARE.
Q. VERSIÓN SOPORTADA: Es toda versión del SOFTWARE cuyo primer número sea igual o inferior en una (1) unidad al de la versión más reciente ofrecida al público por EL LICENCIANTE.
R. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTÁNDAR: Son los documentos contentivos de instrucciones de uso del SOFTWARE para la realización de determinada tarea o actividad de acuerdo al USO PLANEADO.
S. ANEXOS DEL CONTRATO: Es el documento anexo a este contrato y que hace parte integrante del mismo, en el cual se establecen y delimitan las condiciones particulares de este contrato.
ANEXO No. 2
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CONDICIONES PARA EL FUNCIONAMIENTO E IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE
REGLAS MIGRACIÓN DELEGADA A SOFTSEGUROS
VALOR MIGRACIÓN GENERAL $700.000 COP/ 190 USD Incluye | |
Aseguradoras | Sin restricción de cantidad |
Ramos | Sin restricción de cantidad |
Vendedores | Sin restricción de cantidad |
Clientes | 5.000 Registros |
Pólizas (el año anterior y año en curso) | 5.000 Registros |
Cartera | cartera pendiente por pagar o gestionar |
Tiempo de migración | 15 días hábiles a partir de que se reciben los documentos. |
Observación importante | |
Solo se carga el año anterior y lo que va corrido del presente año. |
Migraciones adicionales – $150.000/45 USD Incluye | |
Beneficiarios | 5.000 Registros |
Riesgos pólizas colectivas | 5.000 Registros |
Información Autos | 5.000 Registros |
Otros | 5.000 Registros |
Archivos digitales | No se migran |
REGLAS GENERALES | |
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RESPONSABILIDAD | |
INTERMEDIARIO | SOFTSEGUROS |
1. Conseguir o descargar bases de datos desde sistema propio o portales de las aseguradoras. | 1. Programar con el contacto de la agencia para explicar el proceso. |
2. Enviar información completa en un mismo correo con los 7 archivos de migración general | 2. Revisar información si todo está correcto e iniciar proceso de migración, solicitar datos pendientes si aplica. |
3. Completar o revisar plantillas de aseguradoras, ramos y vendedores con sus porcentajes de comisión e impuestos. | 3. Crear las plantillas de Configuración Inicial (Aseguradoras- Ramos-Vendedores) con la información recibida. |
4. Revisar información migrada y enviar ajustes si aplica | 4. Realizar ajustes – si aplica |
ANEXO No. 3
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POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN, BASES DE DATOS, CIBERSEGURIDAD PLAN DE CONTINGENCIA Y BACKUPS
PRIMERO. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Los accesos al sistema son de carácter público a través de la Web pero restringido su acceso. Esto quiere decir, que para acceder a la plataforma se hace desde cualquier navegador desde el computador o celular, pero sólo podrán ingresar quienes cuenten con un nombre de usuario y contraseña. La contraseña obliga a ser de 4 dígitos con una exigencia de seguridad que permite bloquear intrusiones forzadas, y que según políticas internas se definirá un cambio periódico. El Sistema cuenta con una arquitectura definida para garantizar la integridad de la información, aplicando además de las políticas de seguridad y métodos de encriptación. Dentro de las políticas de seguridad de Sistema se pueden mencionar algunas como:
SEGUNDO. PLAN DE CONTINGENCIA:
TERCERO. BACKUPS: El alojamiento se realiza en los servidores AWS – AMAZON. La ubicación de los servidores es en el Norte (EEUU), Se brinda el enlace para conocimiento: https://aws.amazon.com/es/what-is-aws/.
La siguiente información corresponde a terminología e información de cómo se lleva a cabo el proceso de copias de seguridad por MIKOMOVIL SAS en su infraestructura:
Para cada uno de los servidores se despliega una copia de seguridad independiente que se resguarda en diferentes
ubicaciones.
Servidor de aplicaciones (EC2) – Copia Completa
Servidor de Base de datos (RDS) – Copia Completa
CUARTO. OBSERVACIONES ADICIONALES: El sistema de restauración no hace parte del soporte regular de Softseguros / Routte cuando el servicio es ON
PREMISE y por ende es responsabilidad del cliente garantizar el respaldo de la información, en caso de algún incidente que obligue el uso de alguno de los procedimientos de respaldo es necesario realizar un proceso extracontractual, a menos que se encuentre estipulado en el contrato, MIKOMOVIL SAS no será responsable de las copias de seguridad de los clientes.
Para realizar la trazabilidad y el seguimiento a las copias de seguridad y las recuperaciones se utiliza el documento Control de copias de seguridad (control de copias de seguridad.pdf), en éste documento se almacena información relevante sobre las copias realizadas como: el responsable, la fecha, el tipo de backup (diario, semanal, mensual, total), los elementos de la copia (script, base de datos, almacenamiento), entorno (pruebas, producción, release), Observaciones y el listado de restauraciones realizadas, el documento relacionado será enviado como una copia y será enviado a modo informativo con información aleatoria para dar mayor claridad.
Este anexo estará a disponibilidad exclusiva para clientes activos de MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, y podrá ser solicitado mediante nuestro canales de atención a clientes.
ANEXO No. 5
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AUTORIZACIÓN DOCUMENTACIÓN DIGITAL
PRIMERA-OBJETO: Definir las reglas de validez jurídica de la información y las comunicaciones basadas en mensajes de datos para el intercambio de mensajes de datos y del método de firma digital, vinculada con los servicios que LA EMPRESA le provee a EL USUARIO o FIRMANTE, CLIENTE y/o tercero a través de la herramienta tecnológica correo electrónico declarado y aceptado en el contrato entre las partes.
SEGUNDA.- ACEPTACIÓN DEL ACUERDO Y VALIDEZ DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS. La aceptación del presente Acuerdo, para el uso de la firma digital el USUARIO FIRMANTE, tendrá lugar cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos: i) suscripción de contrato de uso de licencia de software. ii) modificación o adición al contrato de uso de licencia de software. iii) comunicaciones referentes al contrato de uso de licencia de software.
PARÁGRAFO. A partir de la aceptación del presente Acuerdo el USUARIO FIRMANTE manifiesta su consentimiento y autorización expresa para que sea válida cualquier comunicación a través de la herramienta tecnológica correo electrónico declarado y aceptado en el contrato entre las partes, sea válida como soporte de aceptación entre las partes de acuerdos y modificaciones.
TERCERA.- VALIDEZ. El siguiente será el procedimiento que deberá adelantar para firmar la información: a) Se debe suministrar, el nombre de quien(es) firmarán el documento, indicativo país, número de teléfono móvil (bajo uso y dominio de firmante), correo electrónico de uso del firmante, estos datos serán incorporados en la plataforma como mecanismo de autenticación para la firma de estos. b) La firma permite realizar acuerdos sin que se requiera para ello la presentación personal, para que las PARTES puedan celebrar acuerdos. c) Para realizar el firmado electrónico de este documento, LAS PARTES aceptan que el TOKEN será el número del teléfono celular (Tarjeta SIM) de cada PARTE; siempre que se requiera firmar un acuerdo entre LAS PARTES, cada PARTE recibirá una llamada telefónica al número registrado, y posterior se le enviará las comunicaciones o acuerdos al correo electrónico registrado para su envio con aceptación expresa del acuerdo, que constituye legalmente la aceptación entre las partes
PARÁGRAFO 1. Modificaciones o cambio de email o de número celular. Por razones de seguridad, la verificación de identidad realizada queda directamente asociada con la identificación de cada una de LAS PARTES – email – tarjeta SIM, por lo tanto, en caso de cambio del correo electrónico (email) o de número celular será indispensable, si alguna de LAS PARTES lo requiere a la otra PARTE, realizar un nuevo proceso de actualización de datos. En caso de no hacer el requerimiento una parte a la otra de volver a firmar el documento seguirá vigente el documento de acuerdo a las condiciones al momento de la firma. Se recomienda especialmente que, en caso de cambio de número o cambio del correo electrónico, se informe a la otra PARTE quien considerará si se deben firmar nuevamente los documentos.
PARÁGRAFO 2. Responsabilidad. Teniendo en cuenta que el firmado de este acuerdo SUSTITUYE LA PRESENTACIÓN FÍSICA, es necesario que cada PARTE lo haga sin delegarlo en ningún tercero; es decir, como al momento de firmar se realiza una llamada telefónica al número celular registrado del firmante, LA PARTE (usuario – firmante), debe ser propietaria y/o usuario de la línea telefónica y quien se encargue de digitar y/o recitar la información al momento de ser requerida.
QUINTA.- OBLIGACIONES DEL USUARIO DEL MÉTODO. En virtud del presente Acuerdo el USUARIO o parte firmante acepta y se obliga a cumplir las siguientes reglas en relación con la validez y confiabilidad del método de firma electrónica definido por LA EMPRESA u LA OTRA PARTE 1. Mantener control y custodia sobre los datos de creación. 2. Actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de sus datos de creación.
PARÁGRAFO. Validez legal y confiabilidad. En virtud del presente Acuerdo el USUARIO(S) O PARTE(S) FIRMANTE(S) acepta expresamente que el método de firma descrito en este anexo cumple todos los requisitos.
SEXTA.- CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS. LA EMPRESA Y/O PARTES FIRMANTES se comprometen y obligan a guardar secreto de todos los datos de carácter personal que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente documento. Asimismo, custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Estas obligaciones se extienden a cualquier fase del tratamiento sobre estos datos que pudiera realizarse y subsistirán incluso después de terminados los servicios. De igual modo, solamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente del USUARIO o PARTE FIRMANTE, y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente documento. También se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otro modo comunicar las bases de datos o los datos contenidos en ellas, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que el USUARIO FIRMANTE autorice expresamente la comunicación de los datos a un tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio.
SÉPTIMA.- MEDIO DE PRUEBA. El USUARIO(S) FIRMANTE(S) acepta(n) que los mensajes de datos que envíe o reciba por medio de la plataforma, se aceptan como medio de prueba de las comunicaciones realizadas entre ellos conforme a lo establecido en las normas aplicables, que modifiquen o reglamenten. De conformidad con lo anterior, las partes acuerdan suscribir el presente documento legalizado mediante este método.
ANEXO No. 6
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ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
PRIMERA: OBJETO DEL ACUERDO. Por el presente acuerdo EL RECEPTOR se obliga a no revelar a terceras personas la Información Confidencial que reciba de EL REVELADOR y, en consecuencia, se obliga a mantenerla de manera confidencial y privada, y a protegerla para evitar su divulgación, actuando con la mayor diligencia en la guarda y tratamiento de la misma, adoptando todas las medidas de seguridad y/o precauciones razonables para protegerla. Así mismo, EL RECEPTOR se obliga a no revelar a ningún tercero el contenido o existencia del presente acuerdo, sin previo consentimiento expreso y escrito de la otra parte.
SEGUNDA: INFORMACIÓN CONFIDENCIAL. En adelante se denominará Información Confidencial, toda la información recibida por EL RECEPTOR, antes o después de la fecha de la firma de este documento, bien sea en forma oral o escrita o por cualquier otro medio, la cual comprende, pero no se limita a:
TERCERA: OBLIGACIONES DEL RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN. Son Obligaciones de EL RECEPTOR de la Información:
PARÁGRAFO: LAS PARTES reconocen que la legislación sobre protección de los datos personales establece una serie de obligaciones y prohibiciones especiales; es por ello que EL RECEPTOR se obliga a:
CUARTA: RESPONSABILIDAD.
QUINTA: DECLARACIÓN. La revelación de la información NO concede a EL RECEPTOR autorización, permiso o licencia para uso de marcas comerciales, patentes, derechos de autor o de cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual o cualquier otra explotación económica.
PARÁGRAFO: EL RECEPTOR admite y es consciente que toda la Información Confidencial que aquí se trata, es de propiedad exclusiva de EL REVELADOR y que se da a conocer únicamente con el propósito de facilitar la ejecución del acuerdo que posteriormente celebre. Todos los estudios, procedimientos, conceptos, informes, bases de datos, información sobre clientes y oferentes y/o documentos producidos por EL RECEPTOR en ejecución del presente Acuerdo, serán de propiedad de éste, quien también será titular de la totalidad de derechos patrimoniales de autor respecto de estos, sin perjuicio de que EL RECEPTOR tenga derecho a que se le reconozca como autor de las obras y/o aportes que desarrolle durante el presente Acuerdo.
SEXTA: DURACIÓN. LAS PARTES se obligan a mantener la confidencialidad de la información que reciba por un período comprendido desde la entrega de la información, durante la ejecución del respectivo vínculo contractual y por tres (3) años más.
SÉPTIMA: PROPIEDAD INTELECTUAL: Todos los estudios, procedimientos, conceptos, informes, bases de datos, información sobre clientes y oferentes y, documentos producidos por EL REVELADOR en ejecución del presente Contrato (en adelante los “Documentos”) serán de propiedad de éste, quien también será titular de la totalidad de derechos patrimoniales de autor respecto de los mismos, sin perjuicio de que EL RECEPTOR tenga derecho a que se le reconozca como autor de ellos.
OCTAVA: INTEGRALIDAD. Este Acuerdo representa el acuerdo total entre LAS PARTES con respecto a la Información Confidencial suministrada y será considerado un Anexo a todos los contratos y/o ofertas o cualquier otro trato que se celebre entre las mismas.
NOVENA: SOLUCIÓN DE DIFERENCIAS. Los conflictos y/o diferencias que se presenten con ocasión de la ejecución, interpretación o terminación del presente acuerdo, se solucionarán mediante el mecanismo de arreglo directo en un plazo de treinta (30) días calendario y seguirá el procedimiento establecido en el documento «Términos y Condiciones de Orden de Compra o Servicios». Vencido dicho término sin haberse llegado a un acuerdo, las partes podrán acudir a la vía legal que corresponda.
DÉCIMA: LEGISLACIÓN APLICABLE. Al presente acuerdo se le aplicará la legislación vigente en materia comercial de Colombia, como tratados internacionales y convenios que sean aplicables al caso concreto.
ANEXO No. 7
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ACUERDO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SARLAFT
El Acuerdo de Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT de MIKOMOVIL SAS., contempla los compromisos, decisiones y acciones que MIKOMOVIL SAS.,adopta para prevenir los riesgos relacionados con lavado de activos y financiación del terrorismo – LA/FT.
Para cumplir este propósito se establece el sistema de gestión que permite identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo LA/FT, desarrollando metodologías y procedimientos para identificar este tipo de operaciones y reportarlas de forma efectiva, lo cual conlleva a la organización a prevenir y controlar riesgos reputacionales, legales, operacionales y de contagio frente a eventuales situaciones de relacionamiento con terceros vinculados en actividades LA/FT. Adicionalmente, con el oportuno suministro de información a los organismos de inspección, vigilancia y control del Estado, se contribuye a la lucha contra estos delitos, que tienen consecuencias muy negativas para el país.
El alcance del SARLAFT, a implementarse y mantenerse en MIKOMOVIL SAS., contempla las relaciones emprendidas por la MIKOMOVIL SAS.,con sus grupos de interés, que puedan implicar riesgo de LA/FT para MIKOMOVIL SAS.
Están dentro del alcance del SARLAFT de MIKOMOVIL SAS., entre otros:
PRIMERO. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Alertas: Cualquier tipo de información, conducta o actividad que permita detectar la realización de operaciones inusuales o sospechosas que pueden estar vinculadas a operaciones de LA/FT.
Conocimiento del cliente (cliente, proveedor, prestador de servicio, empleados, entre otros): Es el esfuerzo por averiguar y comprobar la verdadera identidad de la contraparte con quien se establece una relación contractual ocasional o permanente. Teniendo en cuenta que puede haber colisión de intereses con el habeas data, es necesario jerarquizar los datos que son públicos, semipúblicos, privados, sensibles y semisensibles, para determinar el alcance del conocimiento de la contraparte.
Contraparte: Persona natural o jurídica con la cual la MIKOMOVIL SAS., tiene vínculos de negocios contractuales o jurídicos de cualquier orden.
Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para tratar el riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la entidad.
Debida Diligencia: Es el conjunto de procesos que realiza MIKOMOVIL SAS.,destinados a MIKOMOVIL SAS.,de información y documentos exigidos por la ley y suministrados por las personas naturales y/o jurídicas con quien la MIKOMOVIL SAS.,realizará una transacción
Dolo: Acto realizado con conocimiento y voluntad.
Factores de Riesgo de LA/FT: Son aquellas circunstancias y características de la persona natural o jurídica contraparte y de las operaciones que hacen que exista una mayor probabilidad de corresponder con una operación sospechosa de LA/FT.
Financiación del terrorismo: Es la recolección o suministro de fondos con el conocimiento de que van a ser usados total o parcialmente para cometer actos de terrorismo o para contribuir en la comisión de actos terroristas. Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006.
Fuentes de riesgo de LA/FT: Son los agentes y/o eventos generadores de riesgo de LA/FT en una entidad y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle, este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza.
Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.
Herramientas de SARLAFT: Son los medios que utiliza MIKOMOVIL SAS.,para prevenir y controlar que se presente el riesgo de LA/FT y para prevenir operaciones inusuales y sospechosas.
LA/FT: Sigla utilizada para señalar lavado de activos y financiación del terrorismo.
Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal.
Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.
Monitoreo o seguimiento: Comprobar, supervisar, observar críticamente, o registrar el progreso de una actividad, acción o sistema en forma sistemática para identificar cambios.
Omisión de denuncia de particular: El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo, narcotráfico, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, terrorismo, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad. (Art. 441 Código Penal Colombiano)
Omisión de Reporte: Determinado por el artículo 325A del Código Penal colombiano que establece que: “Aquellos sujetos sometidos a control de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) que deliberadamente omiten el cumplimiento de los reportes a esta entidad para las transacciones en efectivo o para la movilización o para el almacenamiento de dinero en efectivo, incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
Operación Intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por los agentes del SGSSS no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse a la UIAF.
Operación Inusual: Aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes y/o contrapartes, o que, por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.
Operación Sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF.
Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad, por su propensión a ser utilizada directa o a través de sus operaciones, como instrumento para cometer los delitos de Lavado de Activos o la canalización de recursos para la Financiación del Terrorismo.
Riesgos Asociados al LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: contagio, legal, operativo y reputacional.
Riesgo de Contagio: En el marco de Sarlaft, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad directa o indirectamente, por acción de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la entidad. La posibilidad de contagio se puede clasificar dentro de la categoría humana u operacional de riesgos establecidos por la MIKOMOVIL SAS.,.
Riesgo Legal: En el marco de Sarlaft, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo Operativo: En el marco de Sarlaft, es la probabilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, por fraude y corrupción, o por la ocurrencia de acontecimientos externos, entre otros.
Riesgo Reputacional: En el marco del Sarlaft, es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, verdadera o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause una disminución de su base de clientes, disminución de los negocios o ingresos, o incurrir en procesos judiciales.
Riesgo Inherente: Es el riesgo propio de la ejecución de una actividad.
Riesgo Residual: Es el nivel resultante del riesgo después de la aplicación de los mecanismos de control o mitigación existentes a los riesgos inherentes.
Señales de alerta: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Son realizadas por personas naturales o jurídicas que presentan como actividad económica principal o secundaria aquellas relacionadas con el sector y que pueden llegar a presentar a manera de ejemplo las siguientes situaciones:
Transacciones en Efectivo: Es el recibo o entrega de dinero en efectivo de billetes o monedas, donde el sujeto de la transacción debe tener la condición de cliente y/o contraparte de la entidad vigilada.
Usuario: Es toda persona natural a la que, sin ser cliente y/o contraparte, la entidad le suministra o presta un servicio.
SEGUNDO. DECLARACIÓN DE MIKOMOVIL SAS., DE COMPENSACIÓN FRENTE A LOS RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
MIKOMOVIL SAS.,como persona jurídica debidamente establecida bajo la normatividad legal colombiana declara que:
TERCERO. ELEMENTOS DEL SARLAFT DE MIKOMOVIL SAS.
Políticas de MIKOMOVIL SAS., sobre Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo ( en adelante LA/FT)
Son las reglas de conducta, filosofía de comportamiento y procedimientos para orientar la actuación de MIKOMOVIL SAS.,. Es así como, el sistema requiere de la adopción de estos ejes conceptuales básicos que permitan aplicarlo en forma eficiente y oportuno dentro de las posibilidades que puede ofrecer la MIKOMOVIL SAS., armonizando funciones, actividades y resultados que permitan alcanzar el objetivo propuesto de alguna manera permitan alcanzar el objetivo propuesto.
En este sentido, para el cumplimiento y ejecución de su Sistema para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo MIKOMOVIL SAS., tiene como políticas:
CUARTA. IDENTIFICAR RIESGOS. La identificación de riesgos consiste en determinar la forma en que un proceso, o una etapa del mismo, podrían eventualmente fallar. A la manera como el proceso falla, se le dará el nombre de modo de fallo. Así mismo, dado que no hay evento sin causa, se debe indagar acerca de cuál es la categoría que produce el modo de fallo. Posteriormente, se identifican las categorías que recibirán la consecuencia del fallo.
Los riesgos se califican en tres aspectos:
QUINTA. CONOCIMIENTO DE CONTRAPARTES Comprobar la identidad de las personas naturales y/o jurídicas con quien MIKOMOVIL SAS.,desea establecer relación contractual, comercial o laboral, en forma ocasional o permanente y que además permita, verificar si existe el riesgo de posibles vinculaciones de terceros en actividades LA/FT, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes.
SEXTA. REPORTES DE OPERACIONES INTENTADAS Y OPERACIONES SOSPECHOSAS (ROS). MIKOMOVIL SAS.,reportara a las entidades competentes las operaciones sospechosas o intentadas en el momento en que se identifican, y no necesariamente implica que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en las normas legales y/o dentro del contexto de este manual.
SÉPTIMA. CAPACITACIÓN
La capacitación de SARLAFT, a los colaboradores de MIKOMOVIL SAS., se rige por los lineamientos de Capacitación de MIKOMOVIL SAS.,y se conserva el listado de asistencia a las diferentes charlas y programas, realizando un seguimiento a la participación del personal.
Como resultado de esta capacitación, el personal de la MIKOMOVIL SAS.,estará en la capacidad como mínimo, de identificar una operación intentada, inusual o sospechosa, informando de forma inmediata esta circunstancia al Oficial de Cumplimiento.
OCTAVA. RÉGIMEN SANCIONATORIO ANTE EL INCUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS SUMINISTRADOS POR ESTE MANUAL.
Las sanciones generadas por el incumplimiento a las disposiciones legales y a los lineamientos del presente manual, son las establecidas por los organismos de control y vigilancia del estado y las determinadas internamente en las instancias correspondientes.
MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” (en adelante MIKOMOVIL) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios (entre ellos el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas concordantes sobre protección de datos personales. Esta política interna se elabora de conformidad con lo dispuesto en dichas normas, en especial atendiendo los mínimos requeridos del artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, y se aplica a todas las bases de datos y tratamientos de datos personales efectuados por MIKOMOVIL en desarrollo de su objeto social.
Esta política será aplicable al tratamiento de datos personales realizado por MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento, en el marco de sus relaciones legales, contractuales, comerciales y de cualquier otra índole con personas naturales (clientes, usuarios, empleados, proveedores, aliados, etc.) cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Se excluyen de esta política aquellos datos y bases de datos que, de acuerdo con la normatividad vigente, no se rigen por la Ley 1581 de 2012, tales como:
La vigencia de las bases de datos tratadas bajo esta política corresponde al tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades aquí establecidas, de acuerdo con la ley. Una vez cumplidas dichas finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar los datos, MIKOMOVIL procederá a su supresión definitiva.
Para efectos de la presente Política y de conformidad con la legislación de protección de datos personales en Colombia, se adoptan las siguientes definiciones básicas (Ley 1581/2012 Art. 3 y concordantes):
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona (natural o jurídica, pública o privada) que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Encargado del Tratamiento: Persona (natural o jurídica, pública o privada) que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Dato Público: Dato calificado como público por la ley o la Constitución. Son, entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o de servidor público, y aquéllos contenidos en documentos públicos, gacetas y sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva.
Dato Privado: Dato personal de naturaleza íntima o reservada, relevante sólo para el Titular.
Dato Semiprivado: Dato no íntimo, reservado ni público, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general (ej.: datos financieros o crediticios).
Dato Sensible: Dato personal cuyo uso indebido puede generar discriminación del Titular, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, información relativa a la salud, a la vida sexual, y datos biométricos (como huella dactilar, fotografía, registros de voz, etc.).
MIKOMOVIL realizará el tratamiento de datos personales respetando los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, los cuales orientan la interpretación y aplicación de las normas de protección de datos:
Principio de Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo dispuesto en la ley y la Constitución.
Principio de Finalidad: Todo tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual será informada al Titular de manera previa y clara. Los datos personales no serán tratados con fines distintos a los comunicados y consentidos.
Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. No se podrán obtener datos personales sin autorización o sin mandato legal o judicial que supla el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia y uso que se ha dado a sus datos personales.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que impone la naturaleza de los datos y las disposiciones legales. Los datos personales no podrán estar disponibles en medios masivos de divulgación, salvo que su acceso pueda ser controlado para brindarlo sólo al Titular o terceros autorizados.
Principio de Seguridad: MIKOMOVIL implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a la reserva de la información, inclusive después de terminada su relación con el tratamiento. Los datos sólo podrán ser suministrados a terceros cuando corresponda al desarrollo de las finalidades autorizadas y en los términos de la ley.
MIKOMOVIL, en calidad de Responsable del tratamiento, realizará operaciones de recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación, transmisión y supresión de datos personales, conforme a la ley, únicamente para las finalidades aquí descritas. De manera general, los datos personales serán tratados de forma lícita, leal, segura y confidencial, y se utilizarán exclusivamente para las finalidades vinculadas con la relación que usted tenga o llegue a tener con MIKOMOVIL, las cuales se informan a continuación:
Prestación de servicios contratados: Gestionar la relación contractual y comercial con los Titulares, incluyendo el registro de sus datos en los sistemas de información de MIKOMOVIL, la administración de cuentas de usuarios, el acceso a las plataformas o soluciones tecnológicas provistas (p. ej. el software “Softseguros”), y en general permitir la prestación de los servicios o productos ofrecidos por MIKOMOVIL conforme a los contratos u ofertas celebradas. Esto incluye actividades de onboarding, implementaciones, soporte técnico, mantenimiento, actualización y mejora de los servicios vinculados al cumplimiento del contrato.
Gestión administrativa, comercial y financiera: Realizar todas las gestiones internas necesarias relacionadas con el desarrollo del vínculo contractual, tales como facturación, gestión de cobros y pagos, contabilidad, auditorías, reportes contables y fiscales, gestión de proveedores y aliados, gestión de clientes, y demás actividades administrativas relacionadas con el objeto social de MIKOMOVIL.
Comunicaciones e información sobre productos y servicios: Enviar a nuestros clientes o usuarios información relevante sobre los productos, servicios, actualizaciones, mejoras o cambios en las condiciones de los mismos. Asimismo, comunicar noticias, ofertas, promociones, eventos, encuestas de satisfacción u otros contenidos informativos, comerciales o publicitarios relacionados con las soluciones de software y servicios ofrecidos por MIKOMOVIL, siempre que el Titular lo haya autorizado. El Titular podrá en cualquier momento solicitar la suspensión de envíos promocionales.
Atención de requerimientos y servicio al cliente: Atender y gestionar las consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQRS) presentados por los Titulares en relación con los servicios de MIKOMOVIL, brindar soporte técnico, capacitación y asistencia en el uso de nuestras aplicaciones, y en general dar respuesta a las solicitudes que realicen los Titulares a través de los canales dispuestos.
Cumplimiento de obligaciones legales: Tratar los datos personales cuando sea necesario para dar cumplimiento a obligaciones legales o requerimientos de autoridades. Esto incluye, entre otros, el reporte a autoridades regulatorias, fiscales o judiciales, el cumplimiento de disposiciones en materia laboral y de seguridad social respecto de nuestros empleados, y la atención de mandatos legales en sectores aplicables (por ejemplo, normativas de protección al consumidor, prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, etc.). En desarrollo de lo anterior, MIKOMOVIL podrá verificar la información de los Titulares en bases de datos públicas o listas restrictivas oficiales para prevenir fraudes, corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo u otras actividades ilícitas, conforme a la normatividad vigente.
Transferencias o transmisiones a terceros autorizados: Suministrar o compartir datos personales con terceros aliados, contratistas o Encargados que apoyen a MIKOMOVIL en el desarrollo de las finalidades aquí señaladas. En todo caso, cualquier comunicación de datos personales a terceros se hará previo acuerdo de confidencialidad y respeto de esta política, y únicamente para los fines permitidos por el Titular o la ley (por ejemplo, aliados estratégicos que requieran contactar al Titular para ofrecer servicios complementarios de su interés, operadores tecnológicos necesarios para la prestación de nuestros servicios en la nube, etc.). Cuando sea necesario transferir datos personales a terceros países, se garantizará que el receptor cumpla con los estándares de protección de datos exigidos en Colombia o se obtendrá el consentimiento del Titular cuando la ley así lo requiera.
Otras finalidades autorizadas o compatibles: Cualquier otra finalidad que sea informada de manera previa y expresa al Titular en el momento de la recolección de sus datos, y que resulte análoga o compatible con las anteriores. Si MIKOMOVIL requiriese tratar los datos personales para una finalidad distinta no prevista en esta política o en la autorización inicial, se solicitará una nueva autorización específica del Titular, conforme lo exige la ley, antes de proceder con dicho tratamiento.
Importante: MIKOMOVIL garantiza que los datos personales recolectados no serán utilizados para fines diferentes a los aquí establecidos, salvo que medie una autorización adicional del Titular. De igual forma, MIKOMOVIL conservará los datos personales únicamente por el periodo que sea necesario para el cumplimiento de las finalidades informadas o mientras exista un deber legal o contractual de hacerlo. Agotada la finalidad o vencido dicho plazo, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos según los procedimientos de seguridad establecidos.
Datos Sensibles: Por regla general, MIKOMOVIL no recolecta ni trata datos sensibles de los Titulares. Se aclara que, conforme a la ley, los datos sensibles son aquellos cuyo abuso puede conducir a discriminación del Titular, tales como: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, la vida sexual, y datos biométricos (ej. huellas digitales, fotografías, registros de voz, reconocimiento facial, etc.). MIKOMOVIL se acoge a la prohibición legal de tratamiento de datos sensibles, salvo en los casos excepcionales autorizados por la normatividad, a saber:
Cuando el Titular ha otorgado su consentimiento expreso para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no se requiera autorización.
Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o legalmente incapacitado (en cuyo caso podrá otorgar la autorización su representante legal).
Cuando el tratamiento sea realizado en el marco de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o organismo sin ánimo de lucro, cuyo objeto sea político, filosófico, religioso o sindical, siempre que se refiera exclusivamente a sus miembros o personas que mantengan contacto regular por razón de dicho propósito.
Cuando el tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, y en este caso se adopten las medidas de anonimización correspondientes (supresión de identidad de los Titulares).
En los casos permitidos de tratamiento de datos sensibles, MIKOMOVIL cumplirá estrictamente con las obligaciones especiales de la ley: (i) informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, (ii) informar explícitamente qué datos sensibles serían objeto de tratamiento y con qué finalidad, y (iii) obtener su consentimiento expreso y separado para tratar este tipo de datos. Ninguna actividad de MIKOMOVIL estará condicionada a que el Titular suministre datos sensibles (es voluntario).
Datos de Niños, Niñas y Adolescentes: MIKOMOVIL no realiza tratamientos de datos personales de menores de edad, salvo aquellos que tengan naturaleza de datos públicos (por ejemplo, datos básicos de identificación en registros públicos) y en casos en que dicho tratamiento cumpla estrictamente con los requisitos legales. Si en algún momento MIKOMOVIL requiere tratar datos personales de niños, niñas o adolescentes, lo hará atendiendo el principio de interés superior del menor y sus derechos fundamentales. En tal caso, se obtendrá la autorización del representante legal del menor y se asegurará que el tratamiento responda y respete el interés superior y la protección integral de los menores, conforme lo establece la Ley 1581 y las directrices de la autoridad de protección de datos. En ningún caso se tratarán datos de menores que no sean públicos sin la debida autorización y finalidad legalmente justificada. Esta política procura, en la medida de lo posible, evitar el tratamiento de información sensible de menores y asegurar la prevalencia de sus derechos fundamentales.
MIKOMOVIL, siempre que sea responsable de un tratamiento de datos personales, solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular, por medio físico o electrónico, conforme a las exigencias de la Ley 1581 de 2012. Dicho consentimiento se recabará a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales, mediante cláusulas contractuales, formularios, casillas de verificación en sitios web o cualquier mecanismo idóneo. En ese momento, además, MIKOMOVIL informará de forma clara al Titular: (i) los datos personales que está recolectando, (ii) la finalidad específica del tratamiento (o finalidades) para la cual se obtiene la autorización, (iii) el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de menores, cuando aplique, (iv) los derechos que le asisten como Titular de la información, y (v) la identificación y datos de contacto del Responsable del tratamiento (MIKOMOVIL).
La obtención de la autorización no será exigida cuando se trate de casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, tales como: (a) información requerida por una entidad pública o judicial en ejercicio de sus funciones legales, (b) datos de naturaleza pública, (c) casos de urgencia médica o sanitaria, (d) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y (e) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. En los demás eventos no exceptuados, sin autorización del Titular no se realizará ningún tratamiento.
MIKOMOVIL conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares para el tratamiento de sus datos (por ejemplo, archivos digitales, registros de bases de datos, consentimientos físicos almacenados, etc.), así como constancia del cumplimiento del deber de informar al Titular sobre la presente política y cómo ejercer sus derechos.
Derechos de los Titulares: En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Art. 8) y demás normas concordantes, MIKOMOVIL informa expresamente a los Titulares que cuentan con los siguientes derechos en relación con sus datos personales:
Estos derechos podrán ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes (herederos), su representante legal, o por terceros autorizados por ley o por el Titular (por ejemplo, por estipulación a favor de otro). MIKOMOVIL facilitará el ejercicio de estos derechos a través de los canales y procedimientos descritos en la presente política.
7.1. Canal y Atención de Consultas: El Titular de los datos (o quien esté legitimado según la ley) puede consultar de forma gratuita la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de MIKOMOVIL. Para ello, MIKOMOVIL habilitará medios de contacto adecuados, por ejemplo: correo electrónico dirigido al área encargada de protección de datos (ver sección 9), líneas telefónicas de atención al cliente, o formularios web en su sitio oficial. La consulta deberá contener la identificación del Titular (nombre completo y número de identificación), la descripción de la consulta y los datos cuya consulta se solicita, y datos de contacto para recibir la respuesta.
MIKOMOVIL responderá las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al plazo inicial.
En caso de que el Titular requiera acceder a sus datos personales, la entrega de la información se hará previa verificación de la identidad del solicitante (Titular, su representante legal, o apoderado debidamente acreditado). La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo medios electrónicos, escritos, copias físicas, según lo requiera el caso. MIKOMOVIL garantizará que el sistema de consulta sea seguro y adecuado para mantener la confidencialidad de la respuesta.
7.2. Procedimiento de Reclamos: Si el Titular (o sus legitimados) considera que la información contenida en una base de datos de MIKOMOVIL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de MIKOMOVIL en relación con la protección de sus datos, podrá presentar un reclamo ante MIKOMOVIL. Dicho reclamo se tramitará bajo las siguientes reglas:
El reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a MIKOMOVIL (a la dirección física o electrónica dispuesta para ello, ver sección 9), con la identificación del Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la especificación de lo que se solicita (p. ej. corrección, actualización, supresión, revocatoria de autorización, etc.), una dirección de notificación (física o electrónica) y se deben anexar los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo lo presenta una persona distinta del Titular, deberá acreditar la calidad en que actúa (representante legal con poder, causahabiente, etc.).
Si el reclamo resulta incompleto, MIKOMOVIL requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Por ejemplo, si faltan datos de identificación, o descripción de la petición. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información faltante, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido un reclamo completo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles MIKOMOVIL incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El plazo máximo para atender el reclamo por parte de MIKOMOVIL será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible responder en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento de los 15 días.
En caso de que MIKOMOVIL reciba un reclamo de datos del cual no es competente para resolver (porque debería ser atendido por otra entidad o persona), dará traslado del mismo a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
Decisiones sobre rectificación o supresión: Si al resolver un reclamo se determina que hay lugar a actualizar, corregir o suprimir los datos, MIKOMOVIL lo hará de manera inmediata en sus bases de datos. Igualmente, se comunicará dicha modificación a cualquier Encargado del tratamiento que tenga dichos datos, para que éste también adelante las correcciones del caso. En caso de supresión, se atenderán las excepciones descritas más adelante. Si el reclamo es para revocar la autorización y resulta procedente (porque se verificó el incumplimiento a la ley o a esta política), MIKOMOVIL cesará el tratamiento de los datos, salvo que exista obligación legal de conservarlos.
Excepciones a la Supresión de Datos: El derecho de supresión o eliminación de datos no es absoluto. MIKOMOVIL no eliminará los datos personales cuando el Titular solicite su supresión, en los siguientes casos: (1) cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos, (2) cuando la eliminación de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso (por ejemplo, la investigación de un delito, o el cumplimiento de una orden de autoridad), (3) cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses legalmente tutelados del Titular, o para fines históricos, estadísticos o científicos, en virtud de disposiciones legales. En tales eventos, se informará al Titular la razón por la cual no procede la eliminación de sus datos.
Alcance de la Revocatoria de la Autorización: El Titular de los datos puede revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento. La revocación podrá ser total (para todas las finalidades consentidas) o parcial (por ejemplo, revocar sólo para ciertas finalidades específicas, como dejar de recibir correos informativos, pero mantener el tratamiento necesario para la relación contractual). En consecuencia, el Titular deberá indicar claramente si la revocatoria es total o sobre algún tratamiento específico. En caso de revocatoria total, MIKOMOVIL cesará por completo el tratamiento de los datos del Titular, salvo lo estrictamente necesario para cumplir obligaciones pendientes. En caso de revocatoria parcial, MIKOMOVIL cesará el tratamiento de los datos respecto de las finalidades indicadas por el Titular y continuará tratando los datos para los demás fines autorizados que aún apliquen.
MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” se compromete a dar estricto cumplimiento a los deberes previstos en la Ley 1581 de 2012 para los responsables y encargados del tratamiento de datos personales (Artículos 17 y 18 de dicha ley), según corresponda a su rol en cada caso concreto. En términos generales, nuestros deberes incluyen:
8.1. Deberes de MIKOMOVIL como Responsable del Tratamiento
Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de hábeas data (conocer, actualizar y rectificar su información personal).
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley, copia de la autorización otorgada por el Titular. Esto implica mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo el consentimiento, excepto en los casos en que la autorización no es requerida por la ley.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. En otras palabras, asegurar que el Titular conozca para qué usos específicos está dando su consentimiento y qué derechos puede ejercer.
Conservar la información personal bajo condiciones de seguridad adecuadas, de forma tal que se garantice la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos, evitando su acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar oportunamente los datos, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados (por ejemplo, correcciones o cambios en la información del Titular), y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado para que éste proceda a efectuar los ajustes.
Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado en conformidad con la ley (ya sea porque cuentan con consentimiento del Titular o porque existe una excepción legal para tratarlos).
Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. Esto supone celebrar acuerdos o contratos de transmisión de datos personales donde el Encargado se obligue a cumplir esta política y las medidas de seguridad definidas.
Tramitar las consultas y reclamos de los Titulares en los plazos establecidos por la ley (ver sección 7), y garantizar en general una atención oportuna a sus solicitudes.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en los casos correspondientes, tal como se explicó en el procedimiento de reclamos (sección 7.2), y abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuya supresión o corrección haya sido solicitada, hasta que se resuelva el reclamo.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente que existe un proceso judicial relacionado con la calidad o veracidad del dato personal. Esto con el fin de advertir a quienes consulten la base de datos que el dato está sujeto a disputa legal.
Permitir el acceso a la información personal únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella en virtud de su función o autoridad (por ejemplo, el mismo Titular, sus representantes legales, las autoridades legalmente competentes, o los empleados de MIKOMOVIL cuyo cargo lo requiera).
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. Esto se refiere a la notificación de incidentes de seguridad de la información que puedan comprometer datos personales (ej.: brechas de seguridad), de acuerdo con lo establecido por la autoridad de protección de datos.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad competente en materia de protección de datos personales.
Informar al Titular, cuando éste lo solicite, sobre el uso dado a sus datos personales, tal como lo contempla el derecho consagrado en la ley (ver derecho c. en sección 6).
8.2. Deberes de MIKOMOVIL como Encargado del Tratamiento
En eventos donde MIKOMOVIL actúe únicamente como Encargado del Tratamiento (es decir, trate datos personales por cuenta de un Responsable, por ejemplo cuando opera como proveedor tecnológico que almacena datos de clientes que son responsables de esos datos), le asisten los siguientes deberes particulares, sin perjuicio de los que le correspondan contractualmente con el Responsable:
Garantizar al Titular sus derechos en todo momento, en coordinación con el Responsable. Aunque el Encargado trate los datos por encargo, debe permitir y no obstaculizar que el Titular pueda ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión a través del Responsable.
Ejecutar el tratamiento de datos sólo siguiendo las instrucciones del Responsable y las finalidades autorizadas. El Encargado no podrá usar o procesar los datos para propósitos distintos a los que el Responsable le haya encomendado, ni para fines propios no consentidos por el Titular.
Guardar confidencialidad respecto de los datos personales a los que tenga acceso. El Encargado y sus empleados o subencargados tienen obligación de reserva sobre los datos, incluso después de finalizar sus servicios con el Responsable.
Proteger la seguridad de la información personal implementando las medidas técnicas, humanas y administrativas que se requieran para brindar seguridad a los datos, evitando adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado. Esto implica cumplir los protocolos de seguridad acordados con el Responsable y la normativa aplicable.
Actualizar, rectificar o suprimir los datos oportunamente en sus bases de datos, atendiendo únicamente las comunicaciones del Responsable. Por ejemplo, si el Responsable le informa de un dato que debe corregirse, o de un dato que debe eliminarse (por revocatoria del Titular), el Encargado debe proceder a hacerlo en no más de cinco (5) días hábiles desde que recibe la instrucción, según lo señala la ley.
Tramitar las consultas y reclamos que le sean trasladados por el Responsable en los términos de la ley, o en su defecto remitir de manera oportuna al Responsable aquellas peticiones que reciba directamente de Titulares relacionadas con el tratamiento de sus datos. En ningún caso el Encargado debe ignorar o retardar una comunicación de un Titular; si éste acude al Encargado, se le debe indicar el canal con el Responsable o gestionar conjuntamente la respuesta.
Abstenerse de circulación o divulgación de los datos personales procesados, salvo que cuente con la autorización expresa del Responsable para hacerlo o en cumplimiento de mandato legal.
Informar al Responsable de manera inmediata sobre incidentes de seguridad o situaciones irregulares que pongan en riesgo la protección de los datos personales, para que éste a su vez adopte las acciones correspondientes, incluyendo las notificaciones a autoridades y Titulares si fuere del caso.
Cumplir las instrucciones del Responsable relacionadas con el tratamiento de los datos. Si el Encargado no está en capacidad de cumplir alguna, deberá informarlo para que se tomen medidas.
En síntesis, MIKOMOVIL asume integralmente los deberes legales en materia de protección de datos tanto como Responsable directo de sus propias bases de datos, como en calidad de Encargado cuando trate datos por cuenta de terceros. Cualquier contrato de transmisión o procesamiento de datos personales que MIKOMOVIL suscriba con aliados o proveedores incluirá obligaciones para dichos terceros en línea con los deberes antes mencionados, a fin de garantizar la continuidad en la protección de los datos.
MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” adopta diversas medidas de seguridad (de carácter técnico, humano y administrativo) para proteger los datos personales de los Titulares, atendiendo los estándares legales y las recomendaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. Estas medidas están diseñadas para prevenir el acceso no autorizado, la adulteración, pérdida o filtración de los datos personales. Entre otras, las medidas de seguridad implementadas incluyen:
Cifrado de comunicaciones y datos: La prestación de nuestros servicios tecnológicos se realiza mediante protocolos de seguridad (por ejemplo, HTTPS/TLS) que cifran la transmisión de información, con el fin de prevenir la intercepción por terceros no autorizados. Los datos sensibles que lo requieran también son almacenados utilizando algoritmos de cifrado o técnicas de hashing.
Cláusulas de confidencialidad con el personal: Todos los empleados, consultores y contratistas de MIKOMOVIL que tienen acceso a datos personales están sujetos a acuerdos de confidencialidad contractuales que se extienden más allá de la terminación de la relación laboral o contractual. Se les capacita además en buenas prácticas de seguridad de la información y protección de datos.
Control de accesos y autenticación: Se han implementado procesos de verificación de identidad para las personas que acceden a información personal, tanto de forma física como electrónica. El acceso a las bases de datos de MIKOMOVIL está restringido únicamente al personal autorizado según su rol, mediante credenciales seguras (usuarios/contraseñas robustas, autenticación multifactor cuando aplica) y registros de acceso.
Firewalls y monitoreo de intrusos: Nuestros sistemas cuentan con cortafuegos (firewalls) y herramientas de detección de accesos no autorizados o malware. Existen mecanismos de monitoreo periódico para identificar actividades sospechosas o intentos de intrusión, así como procedimientos de respuesta a incidentes de seguridad.
Backups y mantenimiento seguro: Realizamos copias de seguridad periódicas de nuestras bases de datos, las cuales son almacenadas de forma segura. Asimismo, se efectúa mantenimiento preventivo y actualizaciones de software permanentes para corregir vulnerabilidades conocidas y asegurar la vigencia de las medidas de protección.
Seguridad física: En nuestras instalaciones y centros de datos se aplican controles físicos de seguridad para prevenir el acceso de personas no autorizadas a los sistemas donde se almacena información personal (por ejemplo, controles de entrada, vigilancia, zonas restringidas).
Principio de mínima exposición: Solo el personal mínimo necesario tiene acceso a datos personales, bajo el principio de minimización de privilegios. Además, solo se recolectan los datos personales estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad declarada, evitando el tratamiento de datos excesivos o innecesarios.
Todas estas medidas se revisan y actualizan regularmente, buscando adaptarlas a la evolución de los riesgos y a las mejores prácticas en materia de seguridad de la información. No obstante, el Titular debe ser consciente de que ninguna transmisión o almacenamiento de datos es totalmente infalible; por ello, MIKOMOVIL se compromete a realizar los mejores esfuerzos en pro de la seguridad, y en caso de detectarse alguna violación a las medidas de seguridad que comprometa datos personales, se informará a los Titulares y a la autoridad de control conforme a lo exigido por la normatividad.
En cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 23 del Decreto 1377 de 2013, MIKOMOVIL S.A.S. designa al Área de Calidad (o quien haga sus veces) como la dependencia interna responsable de la función de protección de datos personales. Esta área tendrá, entre otras, las siguientes funciones: recibir y canalizar las consultas y reclamos de los Titulares relacionados con sus datos personales; implementar las políticas y procedimientos necesarios para dar cumplimiento a la normatividad de datos personales; y velar por la observancia de esta política dentro de la organización. El Área de Calidad contará con el apoyo de la Coordinación Nacional y del Departamento de Estudios Jurídicos de MIKOMOVIL para garantizar el adecuado cumplimiento de sus funciones en esta materia.
Datos de Contacto – Área de Calidad: Los Titulares de la información pueden ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización u otras consultas y reclamos, mediante comunicación dirigida al Área de Calidad de MIKOMOVIL. Para ello, se encuentra disponible el siguiente canal de atención:
Correo electrónico: tupedido@softseguros.com
Este es el conducto regular para efectos del ejercicio de derechos de hábeas data. MIKOMOVIL dará trámite a las solicitudes recibidas a través de estos canales conforme a los procedimientos indicados en la sección 7 de esta política.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por las leyes de la República de Colombia. En particular, se ha elaborado teniendo en cuenta las siguientes normas y lineamientos:
Constitución Política de Colombia: Artículo 15 (derecho a la intimidad, buen nombre y hábeas data) y Artículo 20 (libertad de información y derecho a recibir información veraz e imparcial).
Ley 1266 de 2008: Régimen general de Habeas Data aplicable principalmente a datos financieros y crediticios.
Ley 1581 de 2012: Régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, de carácter general para datos de naturaleza distinta a la financiera.
Decretos Reglamentarios: Decreto 1727 de 2009 y 2952 de 2010 (relativos a datos financieros); Decreto 1377 de 2013 (reglamentario parcial de la Ley 1581, en temas como autorizaciones, avisos de privacidad, registro nacional de bases de datos, etc.), compilado en el Decreto Único 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo – Capítulo 25 (Protección de Datos Personales); así como demás decretos y reglamentos que complementen o modifiquen la normatividad de datos personales.
Circulares e Instrucciones de la SIC: La Circular Externa No. 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (que desarrolla aspectos de seguridad de la información y procedimientos de protección de datos, incorporada posteriormente en el Capítulo Título V de la Circular Única de la SIC), entre otras normas complementarias expedidas por la autoridad de protección de datos.
Jurisprudencia Constitucional: Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, C-748 de 2011, entre otras que han definido el alcance del derecho fundamental de hábeas data.
Esta política rige a partir de la fecha de su publicación y actualización (septiembre de 2025) y deja sin efectos cualquier documento o manual interno previo que se le oponga. MIKOMOVIL se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento, pero cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente a los Titulares a través de los medios de contacto registrados o mediante anuncios públicos, según lo exige el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013. En todo caso, la última versión actualizada de esta política estará disponible en la página web oficial de MIKOMOVIL. La continuidad en el uso de los servicios de MIKOMOVIL o en la relación con nuestra compañía, una vez hayan sido informados cambios a la política, se entenderá como aceptación de la misma, sin perjuicio de la facultad del Titular de ejercer en cualquier momento sus derechos como lo permite la ley.
Primero – INTRODUCCIÓN
En Softseguros, estamos comprometidos con la protección de la privacidad y seguridad de los datos personales de nuestros usuarios. Esta política de privacidad y condiciones de uso regula la integración de Softseguros con plataformas y aplicaciones externas, asegurando el cumplimiento de normativas legales y técnicas de protección de datos personales aplicables en América Latina. Este documento se ajusta a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia, así como a otras normativas internacionales y regionales relevantes.
Segundo – ALCANCE DE LA POLÍTICA
Esta política se aplica a todas las integraciones realizadas por Softseguros con plataformas de terceros, incluyendo servicios de calendario, gestión de contactos, sincronización de información y otros servicios que requieran acceso a datos personales o corporativos. Las disposiciones cubren cualquier integración que requiera acceso, procesamiento, almacenamiento o transferencia de datos personales.
Tercero – DATOS ACCEDIDOS
Dependiendo de la integración específica, Softseguros puede acceder a los siguientes datos:
Eventos: Detalles como el título, fecha y hora de inicio y fin, duración, ubicación, y parámetros específicos de configuración de eventos (recurrencia, alarmas, etc.).
Descripciones y Notas: Texto detallado proporcionado por el usuario, que podría incluir instrucciones, comentarios o información adicional importante.
Participantes y Contactos: Nombres y correos electrónicos de los participantes, así como sus estados de respuesta (confirmado, pendiente, rechazado) y cualquier rol asignado en el evento.
Configuraciones de Privacidad y Visibilidad: Detalles sobre la visibilidad (público, privado, restringido) y permisos de acceso que determinan quién puede ver o modificar los eventos.
Información de Estado: Indicadores que muestran si un evento está confirmado, tentativo o cancelado, incluyendo actualizaciones en tiempo real.
Identificadores Únicos (ID de Usuario): Utilizados para establecer y mantener la conexión segura entre Softseguros y la plataforma externa.
Tokens de Autenticación: Access tokens y refresh tokens gestionados mediante el protocolo OAuth 2.0 para garantizar una conexión segura y autenticada sin exponer las credenciales del usuario.
Metadatos de sesión: Información relacionada con la autenticación de la sesión, como el tiempo de expiración de los tokens, ámbito de permisos y registros de actividad.
Cuarta – USO Y PROPÓSITO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Softseguros utiliza los datos recopilados a través de integraciones para las siguientes finalidades:
Sincronización de Información: Facilitar la sincronización bidireccional de datos entre Softseguros y la plataforma externa, asegurando que la información esté actualizada en tiempo real.
Gestión de Calendarios y Recordatorios: Crear, modificar y eliminar eventos, enviar notificaciones automáticas y permitir a los usuarios gestionar eficazmente sus compromisos y tareas.
Análisis y Optimización de Servicios: Utilizar datos para analizar patrones de uso, mejorar la experiencia del usuario y personalizar los servicios ofrecidos.
Cumplimiento Normativo: Procesar y retener datos según lo exijan las leyes aplicables, asegurando que se cumplan las normativas de protección de datos y privacidad.
Quinto – ALMACENAMIENTO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Softseguros implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales:
Cifrado Avanzado: Los datos se cifran tanto en tránsito como en reposo utilizando protocolos como HTTPS/TLS 1.3 o superior y AES-256, respectivamente.
Protección de Tokens: Los tokens de acceso y actualización se almacenan de manera segura y se renuevan automáticamente para evitar accesos no autorizados.
Seguridad de Infraestructura: Los servidores están alojados en Amazon Web Services (AWS), que cumple con estándares de seguridad como ISO/IEC 27001, SOC 2 y otros certificados de seguridad internacionales.
Monitoreo y Auditorías: Se realizan auditorías de seguridad periódicas y el monitoreo continuo del sistema para detectar y mitigar amenazas potenciales.
Sexto – COMPARTICIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS
Softseguros no compartirá, transferirá ni divulgará los datos de los usuarios a terceros sin el consentimiento expreso del usuario, a menos que sea requerido por la ley. En casos excepcionales, como requerimientos judiciales, se notificará al usuario con antelación, siempre que la ley lo permita.
Séptimo – RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS
La retención de datos personales se rige por las siguientes directrices:
Retención Prolongada: Los datos se almacenan mientras el usuario tenga una cuenta activa y durante un período adicional que permita cumplir con las obligaciones legales o contractuales.
Eliminación Segura: Cuando un usuario solicita la eliminación de sus datos o cierra su cuenta, se siguen procedimientos seguros de eliminación, como el borrado criptográfico y la destrucción de copias de respaldo.
Octavo – DERECHOS DE LOS USUARIOS
De acuerdo con la legislación de protección de datos en América Latina, los usuarios tienen los siguientes derechos:
Acceso a Información: Los usuarios pueden solicitar información sobre los datos personales que Softseguros ha recopilado y cómo se utilizan.
Rectificación de Datos: Derecho a corregir datos inexactos o incompletos.
Eliminación de Información: Solicitar la eliminación de datos personales cuando ya no sean necesarios para las finalidades mencionadas.
Portabilidad de Datos: Recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina para transferirlos a otro proveedor.
Oposición y Limitación del Tratamiento: Derecho a oponerse al uso de sus datos personales o solicitar la limitación de su tratamiento bajo circunstancias específicas.
Noveno – CUMPLIMIENTO DE NORMATIVAS APLICABLES EN AMÉRICA LATINA
La gestión y protección de datos en Softseguros está en conformidad con:
Décimo – SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y NORMAS TÉCNICAS
Para garantizar la seguridad de los datos, implementamos:
Décimo primero – INTEGRACIONES CON PLATAFORMAS
Al integrar plataformas, seguimos estándares específicos como:
Décimo segundo – CONTACTO Y SOPORTE
Para consultas, solicitudes o el ejercicio de los derechos relacionados con la protección de datos, los usuarios pueden contactarnos a través de:
Correo Electrónico: tupedido@softseguros.com
Décimo tercero – ACTUALIZACIONES Y CAMBIOS EN LA POLÍTICA
Softseguros se reserva el derecho de actualizar esta política para reflejar cambios en nuestras prácticas o normativas aplicables. Se informará a los usuarios de cualquier modificación significativa a través de los canales de contacto proporcionados.
Décimo cuarto – CONSENTIMIENTO Y ACEPTACIÓN
Al usar las integraciones de Softseguros con aplicaciones externas, los usuarios aceptan esta política de privacidad y condiciones de uso. Se recomienda revisar periódicamente esta política para estar al tanto de posibles cambios.
Décimo quinto – LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN
Esta política se rige por las leyes de Colombia y cualquier disputa se resolverá bajo la jurisdicción de los tribunales competentes en Colombia.
RNBD JURISDICCIÓN COLOMBIANA
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MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, integra este documento informativo para conocimiento de los clientes y usuarios de Colombia, sin ser un ente jurídicamente obligado MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, a registrar las bases de datos de sus clientes, según la normatividad colombiana, para dejar la salvedad, que aunque MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, estuviera obligado en algún momento, en registrar las bases de datos, estaría obligado a registrar los datos de sus clientes activos, pero no a registrar las bases de datos de la información que sus clientes registran, pues las políticas de tratamiento de datos en Colombia están protegidas por la Constitución Colombiana y estas bases son restringidas por ley de tratamiento de datos personales, a cualquier persona que quisiera ingresar o solicitarlas, este registro cuenta con las políticas más altas de tratamientos de datos internamente y protegidos en nuestros servidores contratados. Seguidamente MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, deja una breve reseña para quien desea conocer la aplicación y alcance de esta Ley:
PRIMERO: El RNBD es el Directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en el país de Colombia. Lo anterior no implica que allí esté depositada ninguna base de datos, solamente la información de cuántas bases de datos hay en el país, su finalidad, los canales que se han dispuesto para atender las peticiones de los ciudadanos, las políticas de tratamiento de datos personales adoptadas, el tipo de datos que contienen y las transferencias y transmisiones de información que se realizan. Este registro funciona no solamente en Colombia, también existe en otros países como España, Perú, Argentina y Uruguay.
SEGUNDO: La Ley 1581 de 2012 o Régimen General de Protección de Datos Personales, aplicable al tratamiento de información personal contenida en cualquier base de datos realizado por personas naturales o jurídicas de naturaleza pública o privada. Esta norma, igualmente, designó a la SIC como Autoridad de Protección de Datos para garantizar que en su tratamiento se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos dispuestos en la ley y le atribuyó la administración del RNBD.
TERCERO: Es deber de los Responsables del Tratamiento de los datos personales registrar las bases de datos con información personal, no de los Encargados del Tratamiento ni de los establecimientos de comercio o de las sucursales de las compañías.
CUARTO: Según lo establecido por el decreto 090 del 18 de enero de 2018, quiénes están obligados a llevar a cabo el Registro son: Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las Personas jurídicas de naturaleza pública.
En Softseguros, entendemos la importancia de la privacidad y la gestión de datos, por lo que ofrecemos a nuestros usuarios la opción de eliminar su cuenta y la información asociada en los siguientes casos:
A solicitud del usuario: Si desea cerrar su cuenta y eliminar sus datos personales, puede solicitarlo en cualquier momento por medio del envío de la solicitud al correo soporte@softseguros.com. Una vez recibida la solicitud, nuestro equipo procesará la eliminación dentro de los tiempos establecidos y le notificará cuando el proceso se haya completado.
Por no renovación de la licencia: Si la licencia de uso no es renovada al finalizar su periodo de vigencia, la cuenta será desactivada automáticamente.
Plazo de Retención y Eliminación de Datos
Una vez finalizada la licencia o procesada la solicitud de cancelación, Softseguros conservará la información del usuario durante un período de 90 días calendario. Durante este tiempo, el usuario podrá solicitar una copia de su base de datos para almacenarla o utilizarla de manera independiente.
Si no se realiza ninguna solicitud dentro de este plazo, todos los datos serán eliminados de forma definitiva e irreversible, sin posibilidad de recuperación.
De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, la política interna de manejo de la información implementada por MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, y las demás normas concordantes, a través de las cuales se establecen disposiciones generales en materia de hábeas data y se regula el tratamiento de la información que contenga datos personales, en mi calidad de intermediario de seguros XXX identificado con CC. xxx, me permito declarar de manera expresa que:
De igual forma, declaro que me han sido informados y conozco los derechos que el ordenamiento legal y la jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras prerrogativas las que a continuación se relacionan: (i) Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento; (iii) ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales; (iv) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales; (v) revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, (vi) acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ANDRÉS FELIPE TORO LONDOÑO INTERMEDIARIO
C.C. 9.860.319 CC.
Representante Legal Representante Legal
MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, EMPRESA
Nit 900.808.574-1 NiT.
DATOS DEL CLIENTE – PERSONA NATURAL
Primer apellido: _________________________
Segundo apellido: _________________________
Primer nombre: _________________________
Segundo nombre: _________________________
Tipo de documento: CC ___ CE ___ TI ___ Pasaporte ___ Otro ¿Cuál? ____________
Número de documento: _________________________
Fecha de expedición: Día ___ Mes ___ Año ___
Lugar de expedición: _________________________
Dirección de domicilio: _________________________
Ciudad / Municipio: _________________________
Departamento: _________________________
Teléfono domicilio: _________________________
Teléfono celular: _________________________
Correo electrónico: _________________________
DATOS DEL CLIENTE – PERSONA JURÍDICA
Razón social: _________________________
NIT: _________________________
Fecha de constitución: Día ___ Mes ___ Año ___
Dirección principal: _________________________
Ciudad / Municipio: _________________________
Departamento: _________________________
Teléfono fijo: _________________________
Teléfono celular / contacto: ___________________
Correo electrónico: _________________________
Representante legal: _________________________
Tipo de documento representante: CC ___ CE ___ Pasaporte ___ Otro ¿Cuál? ____________
Número de documento representante: ______
ACUERDO DE RESPONSABILIDAD
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes, MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, manifiesta que:
Parágrafo: La autorización que otorga el cliente en este documento aplica únicamente para el tratamiento de sus propios datos personales. No sustituye la autorización que deban otorgar otros titulares (familiares, terceros, beneficiarios o asociados), quienes deberán autorizar de manera independiente el tratamiento de sus datos.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Declaro que MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” me ha informado:
El tratamiento podrá ser realizado directamente por MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS” o por los encargados que ésta designe, en el territorio nacional o en el exterior, bajo los parámetros de la normativa vigente.
CONSTANCIA DE INFORMACIÓN RECIBIDA
FIRMAS
En constancia de lo anterior, firmo el presente documento a los ___ días del mes de __________ de 20__, en la ciudad de ____________.
CLIENTE – TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Nombre completo: _________________________
C.C.: _________________________
Firma: _________________________
Huella: _________________________
MIKOMOVIL S.A.S. “SOFTSEGUROS”
Nit 900.808.574-1
Representante Legal: ANDRÉS FELIPE TORO LONDOÑO
C.C. 9.860.319
Firma: __________________________
